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SAP Betriebskoordination – Universität Innsbruck

SAP Betriebskoordination

Die SAP Betriebskoordination umfasst folgende Aufgaben:

  • Betriebskoordination SAP (Stv.: Günther Polig, Leiter der VIS-Abteilung des Zentralen Informatikdienstes)
  • SAP Lizenzverwaltung und –vergabe im Bereich Finanzen und bei übergreifenden Bereichen

Lfd. Informationen SAP

An den jeweiligen Wartungsfenstern stehen die SAP Systeme nicht zur Verfügung.

  • Wartungsfenster Terminalserver zid/Uni Innsbruck (patches, updates SAP GUI): jeden zweiten Mittwoch im Monat, 20:00 Uhr (Dauer: ca. 1 Stunde).
  • Letzter Releasewechsel SAP: 9.-13.5.2018; Einführung von SAP HANA in Vorbereitung

Allgemeine Information

SAP R/3 wurde an der Universität Innsbruck, gemeinsam mit den anderen österreichischen Universitäten, erstmals mit 1.1.2004 im Rahmen der Umsetzung des neuen Universitätsgesetzes 2002 eingeführt (Projekt "uni.verse"). Das Projekt war eine der größten SAP Einführungen in Europa.

Weitere SAP Projekte im Personalbereich folgten: "uni.pers" ab 2005 für das vertragliche Personal, "pm-sap" ab 2006 für das beamtete Personal (Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die BeamtInnen über dieses System verrechnet werden müssen.). An der Universität Innsbruck werden seither folgende Module eingesetzt: 

Module gem. Projekt "uni.verse":

  • FI: Finanzbuchhaltung
  • FI-AA: Anlagenbuchhaltung
  • MM: Materialwirtschaft (Einkauf)
  • SD: Vertrieb (Verkauf)
  • CO: Controlling
  • PS: Projektsystem
  • FM: Fondsmanagement (Haushaltsmanagement)
  • BW: Business Warehouse (extern betrieben, nicht über BRZ)

Module gem. Projekt "uni.pers":

  • PA: Personaladministration
  • OM: Organisationsmanagement
  • PY: Personalabrechnung
  • RM: Reisemanagement
  • ZW: Zeitwirtschaft

Das Modul "Personalkostenplanung" ist im SAP Leistungsumfang enthalten, wird derzeit aber nicht eingesetzt. Die Modulverantwortlichen sind auf den jeweiligen Abteilungsseiten abfragbar:

  • Modulverantwortliche SAP CO, PS, FM, BW, Personalkostenplanung: Abteilung Budget & Controlling
  • Modulverantwortliche SAP FI, FI-AA, MM, SD: Finanzabteilung
  • Modulverantwortliche SAP HR und Personalkostenplanung: Personalabteilung 

Technologie und Zugriff auf die SAP Systeme

Die SAP Systeme werden zentral von der Bundesrechenzentrum (BRZ) GmbH für die Universität Innsbruck (Mandant 103) und die meisten anderen österreichischen Universitäten betrieben. Das SAP System ist auf einer dreistufigen Client-Server-Architektur aufgebaut und besteht aus einer Präsentations-, Applikations- und Datenbankschicht. Die Präsentationsschicht wird durch das SAP GUI (Graphical User Interface) repräsentiert, das den AnwenderInnen ermöglicht, auf die SAP Daten zuzugreifen und je nach Berechtigungsstufe zu bearbeiten. Bis 2010 wurde das SAP GUI auf jedem PC lokal installiert und mittels VPN Zugang auf das BRZ zugegriffen. Seit 2011 wird die SAP-GUI für die AnwenderInnen auf einem zentralen Terminalserver angeboten. Damit entfällt die lokale Klienteninstallation, was das Updatemanagement stark vereinfacht. Die Infrastruktur für die Applikations- und Datenbankschicht wird vom BRZ betrieben. Detailliertere Informationen dazu können den jeweiligen Konzepten des BRZ entnommen werden. Das BRZ ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Die BenutzerInnen melden sich über über den Terminalserver beim Portal Austria (www.portal.at), einer Webapplikation des BRZ, in SAP an. Die Anmeldung erfolgt mit "Single Sign On", d.h. ein Passwort wird von den jeweiligen NutzerInnen für mehrere SAP Systeme verwendet. Die Benutzerverwaltung erfolgt ebenfalls über das Portal. Die Benutzernamen der Universität Innsbruck und des Bundesrechenzentrums sind eindeutig gekennzeichnet. Die Rollen- und Berechtigungsadministration SAP wird von der VIS-Abteilung des Zentralen Informatikdienstes wahrgenommen. Im Personalbereich (HR) erfolgt die Rollenzuordnung und Definition neuer Rollen durch die Personalabteilung. Terminalserver und Netzwerk vor Ort werden von der Abteilung ICT des zid betreut, die PCs vom BenutzerInnenservice des zid.

Das SAP-System ist mehrstufig aufgebaut und gliedert sich in folgende Systeme:

  • Entwicklungssystem (TU1)
  • Qualitätssicherungssystem (QU1) mit einem Test- und einem Schulungsmandanten
  • Produktivsystem (PU1)

Darüber hinaus gibt es:

  • Produktivsystem für pm-sap (PB1)
  • Solution Manager (P24)

Damit die Systeme der Universität ganzheitlich genutzt werden können (z.B. für das Finanz- und Berichtswesen), werden die Daten aus pm-sap über Schnittstellen in die hauseigenen SAP Systeme übertragen. SAP wurde als datenführendes System definiert und versorgt dort, wo notwendig, die Verwaltungsapplikationen des zid (VIS-Verwaltungsinformationssystem) mit Daten.

SAP wird im Finanzbereich von ca. 500 AnwenderInnen zentral (z.B. Buchhaltung, Budget) und dezentral (SAP Berichte) genutzt. Schulungsangebote für die dezentralen AnwenderInnen finden Sie bei der Abt. Budget und Controlling. Im Personalbereich wird SAP vorwiegend zentral eingesetzt.

 

Anregungen, Hinweise und Fragen an: christine.fahringer@uibk.ac.at

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