#004: Intranet 4.0 (Transkript)
Julia Papst: Herzlich willkommen und hallo zum BR-Podcast, dem Podcast, in dem aktuelle Themen der Universität Innsbruck für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kurz und prägnant erklärt werden. Ich weiß nicht, wie es euch geht, liebe Hörerinnen und Hörer, aber ich halte mich im Wege des Intranets laufend über die Entwicklungen an der Uni informiert. Da ich gehört habe, dass es im Intranet in naher Zukunft einige Änderungen geben wird, habe ich Lisa Marchl vom BFÖ eingeladen, um uns kurz zu erklären, was hier auf uns zukommt. Lisa ist seit 2017 an der Universität, hat das Intranet, wie wir es kennen, mit aufgebaut und betreut dieses redaktionell. Hallo Lisa, danke, dass du heute hier bist!
Lisa Marchl: Hallo Julia, vielen Dank für die Einladung und Hallo auch an die Kolleg*innen
Julia Papst: Lisa, aus deiner Erfahrung heraus, wozu brauchen wir an der Universität Innsbruck überhaupt ein Intranet für Mitarbeiter*innen?
Lisa Marchl: Ja, wie wir wissen, arbeiten an der Uni Innsbruck mehr als 5.000 Menschen. Und da tut sich täglich natürlich so einiges. Sei es in der Verwaltung, in der Forschung, in der Lehre oder ganz allgemein im Unileben. Und das Intanet bietet eben den zentralen Ort für alle Mitarbeiter*innen, um sich über das Geschehen an der Uni zu informieren. Gleichzeitig gibt das Intranet aber Abteilungen und Organisationseinheiten auch die Möglichkeit, über ihre Neuerungen zu informieren. Und Mitarbeiterinnen können sich im Intranet zum Beispiel über die Kommentarfunktion austauschen.
Julia Papst: Gibt es auch Zahlen dazu, wie stark das Intranet genutzt wird?
Lisa Marchl: Ja, Zahlen haben wir dazu auch. Aktuell nutzen rund 70 Prozent der Mitarbeiter*innen das Intranet mindestens einmal pro Woche, im Allgemeinen Personal sind sogar knapp 80 Prozent. Und wenn man die Zugriffszahlen aus dem letzten Monat anschaut, dann haben wir hier 33.000 Aufrufe vom Intranet. Und gerade zu Beginn der Corona-Pandemie haben wir auch festgestellt, dass verstärkt aufs Intranet zugegriffen wurde, was natürlich für uns erfreulich ist, auch wenn der Anlass natürlich kein schöner ist.
Julia Papst: Demnach ist das Intranet zu einem wichtigen Informations- und Austauschkanal unter den Mitarbeiter*innen geworden. Aber Lisa, ist das Intranet aus deiner Sicht noch zeitgemäß oder gibt es hier nicht bereits neuere Tools, wie z.B. Mitarbeiter*innen-Apps mit Push-Nachrichten, Podcasts, wie wir ihn heute machen oder solche Dinge?
Lisa Marchl: Das stimmt natürlich, da gebe ich dir recht. Inzwischen gibt es einige neue und ansprechende Formate, um Informationen an die Frau oder den Mann zu bringen. Und natürlich denken auch wir in der Weiterentwicklung vom Intranet diese Formate mit. So wollen wir künftig nach der Umstellung auf das neue Intranet die Möglichkeit schaffen, Podcasts und Videos ansprechend zu präsentieren. Aber zunächst einmal braucht man natürlich eine solide Basis, auf der wir das Geschehen an der Uni abbilden können. Und darauf aufbauend gibt es dann weitere Entwicklungen. Für mich ist der logische nächste Schritt zum Beispiel die Integration des Intranets in die bereits bestehende Uni-App.
Julia Papst: Ich hatte ja bereits die Möglichkeit, einen Blick auf die künftige optische Gestaltung zu werfen und muss sagen, das sieht wirklich vielversprechend aus. Abseits der Optik – welche weiteren Neuerungen erwarten uns denn da?
Lisa Marchl: Ja, vielen Dank zunächst einmal für das Lob. Neben der Gestaltung gibt es natürlich auch weitere Neuerungen, die vor allem die Inhalte betreffen. Wir werden zukünftig nicht mehr nur Informationen im Intranet abbilden, die die Mitarbeiter*innen betreffen, sondern es wird im Intranet auch Informationen zu Forschungsmeldungen, Preisverleihungen, Videos und Podcasts geben. Also alles, was aktuell auf der externen Startseite der Uni abgebildet wird, ist zukünftig auch im Internet zu finden. Das heißt, als Mitarbeiter*in muss sie mich künftig nicht mehr auf zwei Seiten informieren, sondern habe alles zentral an einem Ort.
Die größte Änderung betrifft wahrscheinlich die Intranet-Redakteur*innen, die bisher ihre Meldungen selbst in das System eingetragen haben. Und das müssen sie künftig eben nicht mehr machen. Das erleichtert ihnen die Arbeit. Die machen das ja auch nur nebenher. Also künftig reicht es dann einfach und Themenvorschläge und Texte an die Mailadresse intranetredaktion@uibk.ac.at zu schicken. Und das gilt natürlich auch für alle anderen Mitarbeiter*innen. Also Informationen und Themenvorschläge sind jederzeit willkommen. Außerdem wird die Kommentarfunktion künftig an den Uni-Chat angebunden, und das soll zusätzlich die Möglichkeit für Austausch schaffen.
Und wir arbeiten an einer Lösung, den Marktplatz ins Intranet zu integrieren. Und da ist unsere Idee, eine Art Schwarzes Brett zu schaffen, auf dem man sich dann neben der Funktion, die der Marktplatz bisher erfüllt hat, auch austauschen kann. Da kann man dann nicht mehr nur Dinge verkaufen, tauschen oder verschenken, sondern alles Mögliche auf diesem schwarzen Brett anbringen.
Julia Papst: Zum Beispiel auch Fahrgemeinschaften gründen!
Lisa Marchl: Genau!
Julia Papst: In meiner früheren Funktion habe ich selbst an der Weiterentwicklung des Intranets mitgearbeitet. Ich weiß daher, wie aufwendig jeder Entwicklungsschritt, wie aufwendig aber auch das tägliche „Befüllen“ ist. Seit wann arbeitet ihr bereits an der Umstellung und wer arbeitet daran?
Lisa Marchl: Also ein genaues Datum kann ich da jetzt gar nicht nennen, aber es wird schon seit einigen Monaten sehr intensiv und fleißig an dieser Umstellung gearbeitet, vor allem von drei Bereichen. Zum einen sind es Kolleg*innen aus dem zid von der Abteilung Web- und Informationssysteme, und auch hier am BFÖ wird fleißig gearbeitet: zum einen von der Webredaktion, und meine Kolleginnen und ich aus dem Kommunikationsteam sind eben auch an der Umstellung beteiligt. Während die Mitarbeiter*innen vom zid vor allem die technische Seite im Blick haben, kümmern wir uns um die Struktur und die Nutzerfreundlichkeit vom neuen Intranet.
Und ab 2022 sollen nach und nach alle Bereiche der Uni auf das neue Uni-CMS umgestellt werden. Es wird also nicht langweilig und es gibt auch in Zukunft noch jede Menge zu tun.
Julia Papst: Ja, das klingt wirklich nach viel Arbeit. Lisa, vielen, vielen Dank, dass du dir heute Zeit genommen hast, meine Fragen zu beantworten. Für mich ist das Intranet zu dem zentralen Informationskanal über Neuerungen an der Universität geworden und ich danke dir und allen Intranet-Redakteur*innen dafür, uns stets auf dem Laufenden zu halten. Für die bevorstehenden Neuerungen wünsche ich euch alles Gute, viel Erfolg und ich freue mich schon auf unser - wie ich es nenne - Intranet 4.0.
Lisa Marchl: Ja, vielen Dank und auf Wiederhören.
Julia Papst: Ciao!