Datenschutzinformation für Bewerber:innen an der Universität Innsbruck

Liebe Bewerber:innen an der Universität Innsbruck,

im Folgenden informieren wir Sie über die von uns durchgeführten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten.

Verarbeitete Daten und Zweck

a) Bewerbungen über das Karriereportal der Universität Innsbruck

Im Rahmen Ihrer Bewerbung im Karriereportal der Universität Innsbruck werden Ihre Bewerber:innendaten (einschließlich Korrespondenz) zur Koordination und Auswertung im Bewerbungsverfahren erfasst und gespeichert. Dies gilt sowohl für Bewerbungen von externen Personen im Karriereportal der Universität Innsbruck als auch für Bewerbungen von Mitarbeiter:innen der Universität Innsbruck im internen Karriereportal.

Die Verarbeitung und Übermittlung der von Ihnen übermittelten Daten

Name und Kontaktdaten
Abgeschlossene Ausbildungen
Aus‐ und Weiterbildungen
Bisherige berufliche Stationen und sonstige Zeiten
Sprach‐ und EDV Kenntnisse
Hochgeladene Dokumente (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse, Referenzen etc.)

erfolgt für die Bewerbung an der Universität sowie der Einhaltung von Aufzeichnungs‐, Auskunfts und Meldepflichten, soweit dies für den Bewerbungsprozess erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (Logdaten) in diesen Angelegenheiten.

b) Berufungsverfahren an der Universität Innsbruck

Im Rahmen von Berufungsverfahren werden von uns folgende Daten von Ihnen zur Durchführung eines Berufungsverfahrens für Universitätsprofessor:innen iSd §§ 98ff UG 2002 verarbeitet:

Personendaten (Berufstitel, Akademischer Grad, Name, Geburtsdatum)
Kontaktdaten (Email, Adresse, Telefonnummer)
Qualifikationsdaten (Daten über Schul‐ und Universitätsabschlüsse)
Aktuelle bzw. letzte Dienstgeber:in
Fakultätszugehörigkeit
Institutszugehörigkeit

Bewerber:innen werden gebeten, keine sensiblen Daten (wie z.B. rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben) bekanntzugeben, soweit dies nicht für das Berufungsverfahren unbedingt erforderlich bzw. explizit gefragt ist. Sofern Bewerber:innen sensible Daten unaufgefordert und freiwillig bekannt geben, können diese im Rahmen der Abwicklung der Bewerbung gespeichert werden.

c) Bewerbung für die Funktion der (Vize-)Rektorin oder des (Vize-)Rektors

Im Rahmen des Auswahlverfahrens für die Funktion der Rektorin oder des Rektors sowie der Funktion der Vizerektorin oder des Vizerektors werden von uns insbesondere folgende Daten von Ihnen verarbeitet:

Personendaten (Berufstitel, Akademischer Grad, Name, Geburtsdatum)
Kontaktdaten (Email, Adresse, Telefonnummer)
Qualifikationsdaten (Daten über Schul‐ und Universitätsabschlüsse)
Aktuelle bzw. letzte Dienstgeber:in
Fakultätszugehörigkeit
Institutszugehörigkeit

d) Datenverarbeitung für Zwecke der Verwaltung und Sicherheit des Systems

Aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe Ihrer Daten für die Verwaltung und Sicherheit des Systems verarbeitet (Logdaten), wie etwa zur Verwaltung von Benutzer:innenkennzeichen. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente in diesen Angelegenheiten mit ein.

e) Datenverarbeitung für Zwecke der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlage

Ad a: Die Verarbeitung erfolgt gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO in Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen.

Ad b: Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem Art 6 Abs 1 lit c und e DSGVO iVm §§ 98ff UG 2002. Weitere Regelungen finden sich in den Richtlinien des Senats für die Durchführung von Berufungsverfahren gem § 98 UG sowie im Satzungsteil „Bestimmungen über Berufungsverfahren gem § 98 der administrativen Ablaufplanung für Berufungsverfahren gem. § 98 Abs 2 und 6 UG, gem § 99 Abs 4 UG und gem § 99a UG“.

Ad c: Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm § 21 Abs 1 Z 4 und 5, § 23 Abs 1 Z 2, § 23a Abs 2, § 24 Abs 2 und § 25 Abs 1 Z 5a und Z 6 UG. Weitere Regelungen befinden sich in der Wahlordnung des Universitätsrates (Bestimmungen für die Wahl der Rektorin oder des Rektors) gem § 21 Abs 1 insbesondere Z 3 UG (nach Stellungnahme des Senats kundgemacht im mitteilungsblatt vom 04. März 2022, 25. Stück, Nr. 349).

Ad d und e: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO bzw. unserem berechtigten Interesse nach Bereitstellung eines technisch fehlerfreien und optimierten Systems. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems nicht möglich.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für diese Datenverarbeitung ist gesetzlich vorgesehen und/oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für einen Vertragsabschluss erforderlich. Ohne diese personenbezogenen Daten ist eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung in den obigen Verfahren nicht möglich, da wir ansonsten nicht beurteilen können, ob Sie für die jeweilige Stelle geeignet sind.

Herkunft der Daten und Empfänger:innen

Ad a: Sämtliche Daten aus dem Karriereportal werden direkt bei Ihnen erhoben und werden von uns nicht an Dritte außerhalb der Universität Innsbruck weitergegeben.

Kommt es während des Besetzungsverfahrens zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter:innen, Behörden und Gerichte übermittelt.

Ad b: Sämtliche Daten aus dem Berufungsverfahren werden direkt bei Ihnen erhoben und auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen an folgende Empfänger:innen weitergegeben:

Daten der Kommissionsmitglieder/des Auswahlgremiums:

Rektor:in
Vizerektor:in für Forschung bei Verfahren gem § 99 Abs 5 UG
Senat bei Verfahren gem §98 UG
Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen
Schiedskommission im Falle einer Einrede

Daten der Gutachter:innen:

Rektor:in
Vizerektor:in für Forschung bei Verfahren gem § 99 Abs 5 UG
Senat bei Verfahren gem § 98UG
Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen
Berufungskommission bei Verfahren gem § 98UG
Auswahlgremium bzw. Fachbereich der Professor:innen bei Verfahren gem §§ 99 und 99a UG

Daten der Bewerber:innen:

Rektor:in
Berufungskommission bei Verfahren gem § 98 UG
Auswahlgremium bzw. Fachbereich der Professor:innen bei Verfahren gem §§ 99 und 99a UG
Gutachter:innen
Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen
Betriebsrat
Schiedskommission im Falle einer Einrede

Kommt es während des Berufungsverfahrens zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter:innen, Behörden und Gerichte übermittelt.

Ad c: Sämtliche Daten aus dem Bewerbungsverfahren werden direkt bei Ihnen erhoben und an folgende Empfänger:innen offengelegt:

Findungskommission nach § 23a UG
Personaldienstleister:innen, die mit dem Auswahlverfahren beauftragt werden

Speicherdauer

Ad a: Ihre Bewerbungsunterlagen werden acht Monate nach Absage gelöscht.

Ad b: Die Daten der besten Bewerber:innen (Besetzungsvorschlag) werden zum Berufungsakt genommen, welcher im Archiv der Universität Innsbruck aufbewahrt wird.

Die Bewerbungsunterlagen der Bewerber:innen, die nicht unter den besten Bewerber:innen (Besetzungsvorschlag) sind, werden acht Monate nach der Unterzeichnung des Dienstvertrages mit dem:der ausgewählten Universitätsprofessor:in gelöscht.

Daten, die in Berufungsverfahren verarbeitet werden, werden nicht gelöscht. Diese werden zum Berufungsakt genommen, welcher im Archiv der Universität Innsbruck aufbewahrt wird.

Ad c: Die Daten von Bewerber:innen um die Funktion des:der (Vize-)Rektor:in, die nicht unter den besten Bewerber:innen (Dreiervorschlag) sind, werden sieben Monate nach der Unterzeichnung des Dienstvertrages mit dem:der ausgewählten (Vize-)Rektor:in gelöscht.

Die Daten der besten Bewerber:innen (Dreiervorschlag) werden zum Besetzungsakt genommen und im Archiv der Universität Innsbruck aufbewahrt.

Ihre Rechte, Kontaktdaten, Datenschutzbeauftragter

Nähere Informationen dazu finden Sie auf der Hauptseite.