Text: Alexander Hämmerle und Leah Rusch
„Ja, hallo?“ – Mit aufmerksamer und freundlicher Stimme nimmt Brigitte Haidler einen Anruf entgegen. Routiniert kümmert sie sich um die Anfrage und wendet sich dann wieder unseren Fragen zu. Solche kurzen Momente der zwischenmenschlichen Interaktion, des Zuhörens und Weiterhelfens, ersetzt keine Maschine so schnell, denken wir uns. Brigitte Haidler und Sylvia Eller sind die Schnittstelle des Instituts mit dem großen Universitätsbetrieb, sie helfen Studierenden weiter und unterstützen die Forschenden. Ohne sie würde das komplexe Gefüge nicht funktionieren. Wir schieben den Vorhang zur Seite und richten den Scheinwerfer auf die Arbeit der Sekretärinnen des Instituts für Zeitgeschichte. Wir laden dazu ein, mit uns einen Blick hinter die Kulissen zu werfen und deren vielfältiges Aufgabenfeld zu erkunden. Wir skizzieren den Ablauf eines typischen Arbeitstags, beleuchten die verschiedenen Tätigkeitsbereiche und richten das Augenmerk auf das Arbeitsklima im Institut.
„Es ist kein Tag gleich“
Das betont Sylvia Eller. Sie ist um 7:15 Uhr als Erste im Büro und nutzt die ruhigen Morgenstunden, um ungestört zu arbeiten. Der Tag am Institut beginnt bei beiden Sekretärinnen mit dem Sichten der neuen E-Mails. Und dann geht der Trubel los. Studierende klopfen an die Tür und bringen diverse Anliegen vor; Exkursionen müssen geplant, Busse und Hotels gebucht, Urlaube, Krankschreibungen und Anstellungen bearbeitet oder auf den Weg gebracht werden. Zwischendrin werden Scan- oder Kopieraufträge erledigt. Neben solchen täglich anfallenden Routinen sind die Koordination und Verwaltung der Lehre ein großer Aufgabenbereich, weswegen im April und November Hochbetrieb herrscht, wenn wieder das nächste Semester im Detail organisiert werden muss, wer was wann und wo unterrichtet. Brigitte Haidler kümmert sich zusätzlich noch um die Finanzen. Sie sei die „große Kasse“, erklärt Sylvia Eller, „Finanzminister“ ergänzt Brigitte Haidler schmunzelnd. Den Sekretärinnen obliegt es auch, die Forschungsleistungsdokumentation – das ist eine uniinterne Datenbank, in die alle forschungsrelevanten Aktivitäten der Institutsmitglieder eingespeist werden müssen – aktuell zu halten. Zudem lektorieren sie mitunter Texte von Institutsmitarbeiter:innen, bevor diese an die Verlage gesendet werden. Bei Veranstaltungen des Instituts sind sie im Hintergrund aktiv, so organisieren sie beispielsweise das Buffet und kümmern sich auch um kleinere, aber letztlich einen großen Unterschied machende Details wie die Tischdeko. Besonders die Vorweihnachtszeit sei stressig, erklären die beiden: „Weil da jeder was will und alles ganz schnell erledigt sein muss.“ Seit der Pandemie dürfen sie 20 Prozent im Homeoffice arbeiten. Dieses Modell befindet sich derzeit noch in der Pilotphase. Die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten, stellt für die zwei eine Erleichterung dar. So lassen sich Familie und Job besser miteinander vereinbaren. Gleichzeitig zeigt dies, dass sich das Berufsfeld der Sekretärinnen kontinuierlich weiterentwickelt.
„Man lernt immer wieder mal etwas Neues“
Darin sind sich die beiden einig. Brigitte Haidler kam vor 15 Jahren per Zufall zu ihrem Beruf, davor war sie als Buchhändlerin tätig. „Das war immer mein Ding mit den Büchern“, erzählt sie. Ihr Einstieg in die Arbeit am Institut begann damit für Rolf Steininger, einen unglaublich produktiven Viel-„Schreiber“, der seine Texte nämlich auf Kassetten diktierte, zu transkribieren. Nach dessen Emeritierung wurde sie mit der übrigen Sekretariatsarbeit betraut und musste dann erst einmal sämtliche administrativen Tätigkeiten und Abläufe der universitären Bürokratie von Grund auf lernen. Damals führte sie noch gemeinsam mit der inzwischen pensionierten Kollegin Ulrike Scherpereel das Sekretariat des Instituts für Zeitgeschichte. Jene Ulrike Scherpereel, die ganze 25 Jahre ein wichtiger Teil des Instituts war, erhielt vom Land Tirol 2018 eine Lebensrettermedaille für die Rettung einer Dame aus einer brennenden Wohnung. Anfang des Jahres 2018 stieß Sylvia Eller zum Team hinzu. Bei ihrem Vorstellungsgespräch war Brigitte Haidler persönlich anwesend. „Sie muss ja mit mir zusammenarbeiten“, meint Sylvia Eller.
„Jetzt sind wir, glaub ich, schon ein gutes Team, gell?”
Die Sekretärinnen schauen sich an und lachen. Sechs Jahre arbeiten die beiden inzwischen gemeinsam und die lange Zusammenarbeit macht sich bemerkbar. Sie sind ein gut eingespieltes Team. Vielsagende Blicke werden ausgetauscht und sie verstehen sich, ohne alles aussprechen zu müssen. „Lachen tun wir viel, wenn wir zusammenstehen“, grinst Sylvia Eller. Diese humorvolle Atmosphäre ist auch während des Interviews deutlich spürbar. Die zwei beschreiben das Institut für Zeitgeschichte als familiär und persönlich. Das Team ist klein und zeichnet sich durch eine harmonische Zusammenarbeit aus. Es wird gern gemeinsam zu Mittag gegessen und im Sekretariat steht ein klitzekleiner Tischtennistisch, der schon Schauplatz einiger spannender Spiele war.
„Das ist nicht zum Wegdenken, das Sekretariat. Es ist eine Schnittstelle für alle“
Sylvia Eller sagt das mit Nachdruck. Denn die Arbeit im Sekretariat umfasst weit mehr, als eingangs beschrieben. Manchmal muss schnell und pragmatisch eine Lösung gefunden werden. Die Türe steht auch offen, wenn jemand ein offenes Ohr zum Zuhören nötig hat. Brigitte Haidler bringt es auf den Punkt: „Es braucht einfach jemanden, der dasitzt, wenn jemand reinkommt und sich über etwas ärgert.“ Es ist diese menschliche Komponente, die das Sekretariat zu mehr als einer Verwaltungseinheit und das Institut zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen.
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