Checkliste Veranstaltungen
Haken Sie die Punkte, die Sie erledigt haben oder die für Ihre Veranstaltung keine Rolle spielen, einfach ab. Ihre Angaben bleiben für Ihren nächsten Besuch gespeichert.
Wie?
Angebot bestätigen
Wann?
Bis spätestens 14 Tage nach Erhalt des Angebots
Wie?
Schriftlich im Veranstaltungsmanagement an veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Sobald Änderungen bekannt sind!
Bitte beachten Sie die Stornobedingungen in den Richtlinien
Wie?
Jeder Veranstaltungsraum ist unterschiedlich ausgestattet und bestuhlt; Zusatzausstattung kann bei Verfügbarkeit individuell kostenpflichtig zur Verfügung gestellt werden. Bitte überlegen Sie genau welche Ausstattung benötigt wird und wählen Sie hierzu auch den geeigneten Raum! Vorab-Begehungen sind nach Terminvereinbarung mit dem Veranstaltungsservice möglich.
Ausstattungswünsche im Anfrageformular vermerken.
Kontakt bei Fragen: veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Schriftliche Bekanntgabe der Raumausstattung per Mail so früh wie möglich. Bitte beachten Sie, dass die Wahrscheinlichkeit für die Möglichkeit von Änderungen höher ist, je früher diese eingeplant werden können. Gröbere Änderungen an Ausstattung, Lieferungen und Personaleinteilungen sind ab 1 Monat vor Veranstaltungstermin nicht mehr möglich.
Wie?
Beamer, Leinwand und Mikrofon stehen als Standardausstattung in den meisten Räumen zur Verfügung. Dazu kann Zusatzausstattung angefragt werden.
Ausstattungswünsche bereits im Antrag vermerken.
Änderungswünsche nach Anfrage per Mail an: veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Schriftliche Bekanntgabe der Raumausstattung per Mail so früh wie möglich. Spätestens jedoch 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Bitte beachten Sie, dass die Wahrscheinlichkeit für die Möglichkeit von Änderungen höher ist, je früher diese eingeplant werden können. Gröbere Änderungen an Ausstattung, Lieferungen und Personaleinteilungen sind ab 1 Monat vor Veranstaltungstermin nicht mehr möglich.
Wie?
Bitte Anfragen direkt an das zid/Abteilung Neue Medien richten.
Kontakt: eLearning@uibk.ac.at
Wir empfehlen eine Durchführung mit professionellen, externen Dienstleistern. Das Veranstaltungsservice hat weder technische, noch personelle Ressourcen für die Unterstützung bei der Umsetzung von online oder hybriden Veranstaltungen, Streamings und/oder Videoaufzeichnungen.
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung!
Wie?
Änderungswünsche bitte bis spätestens 21 Tage vor Beginn bekannt geben. Das Umbauen vereinbarter Ausstattung bzw. das Bereitstellen von zusätzlichem Equipment kann nicht garantiert werden.
Änderungswünsche per Mail an: veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Änderungswünsche bis spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn bekannt geben! Bitte beachten Sie, dass die Wahrscheinlichkeit für die Möglichkeit von Änderungen höher ist, je früher diese eingeplant werden können. Gröbere Änderungen an Ausstattung, Lieferungen und Personaleinteilungen sind ab 1 Monat vor Veranstaltungstermin nicht mehr möglich.
Wie?
So früh wie möglich an veranstaltungen@uibk.ac.at
Das Einplanen geänderter Zeiten kann nicht garantiert werden.
Wann?
Bei Bekanntwerden. Spätestens jedoch 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Auf der Website der Gebäude und Infrastruktur finden Sie die aktuellen Gebäudeschließzeiten
Änderungswünsche per Mail an: schliessanlagen@uibk.ac.at , CC an veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Änderungswünsche spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn!
Wie?
Die Universität verfügt über ein unfangreiches Leitsystem im Außenbereich. Spezielle Wegweiser können im Veranstaltungsmanagement ausgeliehen werden.
Für einen reinen Verleih (ohne Raumbuchung) nutzen Sie unser Verleihanfrageformular.
Wann?
Anfrage spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Es ist generell an der Universität nicht erlaubt Holzwände, Türen sowie alle anderen Flächen zu bekleben. Alternativ können wir Ihnen Posterwände oder A-Ständer anbieten.
Für einen reinen Verleih (ohne Raumbuchung) nutzen Sie unser Verleihanfrageformular.
Wann?
Anfrage spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Es gibt auf den Flächen der Universität keine Parkplätze für Gäste von Veranstaltungen.
Wir empfehlen die Anreise mit dem ÖPNV. Die meisten Standorte der Universität in der Innenstadt sind fußläufig vom Bahnhof und den Hotels erreichbar (maximal ca. 20 Minuten Fußweg).
Wie?
Bitte überlegen Sie genau was Sie für Ausstattung benötigen bzw. ob dies im gewünschten Raum möglich ist. Ausstattungswünsche oder spezielle Zusatzausstattung kann im Anfrageformular angefragt werden.
Wann?
Bei Raumanfrage oder spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Die Beantragung von Internet-Zugängen soll über das Online-Reservierungsblatt erfolgen. Achtung falls dies nicht geschehen ist, unterscheiden Sie bei der Beantragung der Internet-Zugänge folgendes:
Interne Kunden Anfrage direkt an das zid:
zid-Service@uibk.ac.at
Externe Kunden Anfrage an:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bei Raumanfrage, spätestens 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Teilweise als Zusatzausstattung beim Veranstaltungsservice verfügbar. Andernfalls Anfrage bei zid.
Kontakt:
zid-Service@uibk.ac.at
Wie?
Abklärung mit Veranstaltungsservice notwendig
Wann?
Spätestens 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn.
Wie?
Beantragung direkt beim Familienservice der Universität
Kontakt:
familienservice@uibk.ac.at
Wie?
Absprache mit Veranstaltungsservice. Weitere Vorgangsweise wird dann mitgeteilt.
Wann?
Anfrage spätestens 1 Monatvor Veranstaltungsbeginn
Wie?
Die Universität hat diverse Cateringpartnern.
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Details zur Abwicklung von Green Events finden Sie auf unserer Homepage.
Wann?
Beachten Sie die Auflagen bereits bei der Veranstaltungsplanung.
Wie?
Die Universität Innsbruck hat diverse Kooperationen mit Innsbrucker Hotels.
Informationen dazu auf Anfrage an:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Das Büro für Öffentlichkeitsarbeit unterstützt bei der Organisation von Rahmenprogrammen und verfügt auch über Kontaktdaten zu Fotografen, Blumengeschäften etc.
Kontakt:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Bitte kontaktieren Sie die Grafikabteilung im Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
Grafikabteilung
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Bitte kontaktieren Sie die Webabteilung im Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
Webabteilung
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Falls Ihre Veranstaltung auf der Homepage unter News und Events aufscheinen soll, dann tragen sie diese bitte selbst ein.
Kontakt:
Veranstaltungskalender
Wann?
frühzeitige Eintragung wird empfohlen
Wie?
Bitte kontaktieren Sie die Presseabteilung im Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
Kommunikation
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme wird empfohlen
Wie?
Bitte kontaktieren Sie die Presseabteilung im Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
Public-Displays
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme wird empfohlen
Wie?
Bitte füllen Sie den dafür vorgesehenen Antrag aus.
Antrag:
Promotionstand/Flyerverteilung
Wann?
Anfrage spätestens 21 Tage vor dem geplanten Termin.
Wie?
Kontakt per Mail:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Das zid stellt die Software Indico für Veranstaltungen zur Verfügung.
Kontakt:
clemens.ager@uibk.ac.at
Wann?
frühzeitige Kontaktaufnahme empfohlen
Wie?
Bitte Anfragen direkt an das zid/Neue Medien richten.
Kontakt:
eLearning@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Bitte kontaktieren Sie die Dienstleistungseinheit Sicherheit und Gesundheit.
Kontakt:
DLE für Sicherheit und Gesundheit
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details zu Behördlichen Anmeldungen finden Sie auf unserer Homepage.
Bitte kontaktieren Sie bei Fragen auch die DLE Sicherheit und Gesundheit.
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei der Anfrage über das Anfrageformular
Informieren Sie sich über Sicherheitsauflagen/Fluchtwege bei der DLE Sicherheit und Gesundheit.
Kontakt per Mail:
arbeitnehmerinnenschutz@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an das Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Bitte lesen Sie den Datenschutzleitfaden der Universität Innsbruck dazu durch.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an:
datenschutz@uibk.ac.at
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie auf der Website der Behindertenbeauftragen der Universität Innsbruck.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie dazu auf unserer Homepage.
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
veranstaltungen@uibk.ac.at bzw.
das Vizerektorat für Digitalisierung und Nachhaltigkeit
digital-nachhaltig@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details dazu finden Sie auf der Website des Vizerektorats für Forschung.
Weitere Fördermöglichkeiten finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
public-relations@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung, da es auch im Veranstaltungsbudget berücksichtigt werden muss.
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
public-relations@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung, da es auch im Veranstaltungsbudget berücksichtigt werden muss.
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
presse@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
presse@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Projekt Service Büro.
Kontakt:
projektservice@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei der Veranstaltungsplanung
Wie?
Details finden Sie auf der Website des Büro für Öffentlichkeitsarbeit.
Kontakt:
veranstaltungen@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei der Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
Finanzabteilung@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei der Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
Zentraler-Rechtsdienst@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei der Veranstaltungsplanung
Wie?
Bei Fragen wenden Sie sich per Mail an:
Personalabteilung@uibk.ac.at
Wann?
Bereits bei der Veranstaltungsplanung