Besetzungsverfahren

Einbindung des AKG in Stellenbesetzungen

Kursorischer Arbeitsbehelf für Institute/Verwaltungseinrichtungen/Personalentscheidende

Ausschreibung von Stellen:

Wann ist der AKG worüber zu informieren?

Ausschreibungstexte für Planstellen müssen dem AKG spätestens 14 Tage vor der Veröf­fentlichung der Ausschreibung zur Kenntnis gebracht werden (passiert zZ automatisch über Mail). Der Ausschreibungstext unterliegt dann ebenfalls dem Einspruchsrecht des Arbeits­kreises.
Rechtswidrig sind insbesondere solche Ausschreibungstexte, die so allgemein gehalten sind, dass sie keine objektiven Entscheidungsgrundlagen für das Personalauswahlverfahren bie­ten, oder solche Texte, die überspezifiziert sind.

Wann kommt es zur Wiederholung der Ausschreibung?

Die aufnehmende Stelle hat nachweislich (!) nach geeigneten Bewerberinnen zu suchen. Sind bis zum Ablauf der bewerbungsfrist keine bewerbungen von Frauen eingelangt, ist die Ausschreibung grundsätzlich zu wiederholen.  In diesem Fall kann eine schriftliche Stellung­nahme des AKG eingeholt werden, in der auf die Wiederholung der Ausschreibung verzichtet wird. Der AKG kann (nur dann) auf die Wiederholung verzichten, wenn eine nachweisliche Suche nach geeigneten Bewerberinnen erfolgt ist.

Auswahlverfahren:

Bewerber:innenliste:

Der AKG ist in das Auswahlverfahren der Bewerber:innen einzubinden. Nach Ablauf der Be­werbungsfrist ist die Liste der eingegangenen bewerbungen dem AKG unverzüglich zur Kenntnis zu bringen (passiert dzt. automatisch über das VIS).

bewerbungsgespräche:

Alle Bewerberinnen, die die gesetzlichen Ernennungserfordernisse oder Aufnahmeerforder­nisse erfüllen und den Anforderungen des Ausschreibungstextes entsprechen, sind einzula­den. Die Einladung zu den bewerbungsgesprächen muss dem AKG mindestens eine Woche vorher (am besten schriftlich oder via E-Mail) übermittelt werden. (Das muss die besetzende Stelle selbst machen.)

Besetzungsvorschlag:

Die Information, dass der Besetzungsvorschlag erstellt wurde und im VIS einsehbar ist, bekommt der AKG automatisch.

Information:

Um die oben genannten rechtlichen Möglichkeiten ordnungsgemäß ausüben zu können, kommt dem AKG ein Recht auf Information zu. Die Organe der Universität, insbesondere die Rektorin/der Rektor und die Leiter:innen der Universitätseinrichtungen sind verpflichtet, alle Entscheidungen in Personalangelegenheiten dem AKG vor ihrer Vollziehung zur Kenntnis zu bringen. Die Information über den Besetzungsvorschlag erfolgt dzt. automatisch über das VIS.

Die Mitglieder des AKG haben das Recht, Einsicht in die entsprechenden Akten und Unter­lagen zu nehmen.

Beschwerde an die Schiedskommission:

Wann wird Beschwerde erhoben?

Ist der AKG der Auffassung, eine (Personal-) Entscheidung eines Universitätsorgans stelle eine Diskriminierung von Personen iSd B-GlBG dar oder die Entscheidung stelle einen Verstoß gegen das Frauenförderungsgebot oder gegen den Frauenförderungsplan der Universität dar, so hat er das Recht, dagegen Beschwerde an die Schiedskommission zu erheben.

Folgen:

Wurde eine Beschwerde erhoben, so ist die Vollziehung der beeinspruchten Per­sonalentscheidung bis zur Entscheidung der Schiedskommission unzulässig.

Genderspezifische Fallen bei der Personalauswahl*

_{* vgl Key, Gewinnung und Auswahl von Mitarbeiter_innen; in: Krell (Hg) Chancengleichheit durch Personalpolitik3, 153 ff}

Bei der Analyse von bewerbungsunterlagen:

Auch wenn das Geschlecht kein bewusst angelegtes Beurteilungskriterium ist, fließt es gelegentlich in die Bewertung anderer Auswahlkriterien ein. Qualifikationen oder demografische Merkmale beispielsweise erfahren eine unterschiedliche Einschätzung je nach Geschlecht der Bewerber:innen:

• Das Alter verringert (wenn überhaupt) nur im Zusammenwirken mit anderen Merkmalen in der Person oder deren Lebensumständen (zB kein kontinuierliches Arbeitsleben) die Einstellungschancen von Frauen im Vergleich zu Männern.
• Die Aspekte Familienstand, vorhandene und geplante Kinder wirken sich unterschiedlich auf die Einstellungschancen von Frauen und Männern aus, insbesondere wenn es um die Besetzung von höherqualifizierten Positionen durch Personen jüngeren und mittleren Alters geht. Mit diesen Kriterien verknüpft sich die Angst, die Mitarbeiterin verursache zusätzliche Kosten und/oder bliebe auf der Position/Stelle nicht ausreichend lange erhalten.
• Hier kann gerade an der Universität schon dadurch erfolgreich gegengesteuert werden, dass für den Fall der Elternschaft die Aufnahme von Ersatzkräften für die betreffende Mitarbeiterin/den betreffenden Mitarbeiter sichergestellt wird.
• Bei der Analyse von Lebensläufen wird der beruflichen Kontinuität eine relativ große Bedeutung beigemessen. Lebensläufe von Frauen weisen wesentlich häufiger Unterbrechungen und/oder Brüche auf, sodass dieses Analysekriterium die Einstellungschancen von Frauen deutlich reduziert. Wenn die berufliche Kontinuität gleichbedeutend mit Berufserfahrung ist, und letztere für den zu besetzenden Arbeitsplatz in dem geforderten Maße notwendig ist, dann ist dieses Kriterium nicht als diskriminierend zu bewerten. An­ders sieht es aus, wenn aus ihm andere Eigenschaften abgelesen werden sollen.
• Aus beigefügten Zeugnissen können Schlüsse über vorhandene Qualifikationen gezogen werden. Zwar haben die jüngeren Frauengenerationen das früher bestehende Qualifikationsdefizit hinsichtlich des Niveaus der Abschlüsse mehr als ausgeglichen. Geschlechtsspezifische Unterschiede sind aber nach wie vor bei den Ausbildungsrichtungen zu registrieren. Ob daraus geschlechtsspezifisch geringeren Einstellungschancen resultieren, hängt von den notwendigen Qualifikationen ab. Gerade hier ist eine fundierte Anforderungsanalyse notwendig; ansonsten kann mit dem Qualifikationsargument jede Diskriminierung von Bewerber:innen begründet und somit vertuscht werden.

Bei Testverfahren und bewerbungsgesprächen:

Tests bzw. Testergebnisse als solche können nicht unfair sein oder diskriminieren, sondern nur ihre Anwendung.

• Unterschiedliche Testergebnisse von Frauen und Männern können zwei Ursachen haben:
  • sie spiegeln wahre Unterschiede wider
  • sie sind durch eine Verzerrung des Tests künstlich hervorgerufen.

Wann können Tests diskriminierend wirken?

• Kann mittels einer Validitätsuntersuchung geklärt werden:
  Verfügt der Test über eine vergleichbare Prognosevalidität für Männer und Frauen, dann sind die durch den Test festgestellten Unterschiede tatsächlich vorhanden; anderenfalls stellen sie ein Artefakt dar (das eine Modifikation des Tests erfordert).
• Ein unverzerrter Test kann dennoch (mittelbar) diskriminierend wirken, nämlich dann, wenn mit seiner Hilfe Fähigkeiten geprüft werden, die für den in Frage stehenden Arbeitsplatz irrelevant sind. 

Maßnahmen zur Erhöhung der Fairness von Tests

• Grundsätzlicher Verzicht auf projektive Persönlichkeitstests (zB Rohrschachtest)
• Überprüfen, ob der einzusetzende Test die Merkmale misst, die für den zu besetzenden Arbeitsplatz relevant sind und ob er nur diese Merkmale erfasst. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte dieser Test nicht zum Einsatz kommen.
• Überprüfen der Prognosevalidität, und zwar differenziert nach Geschlecht der Testperson. Falls der Test keine ausreichende Validität für den zu besetzenden Arbeitsplatz aufweist, ist auf seine Anwendung zu verzichten; falls eine unterschiedliche Validität für Männer und Frauen festgestellt wird (was nicht sehr wahrscheinlich ist), ist eine Anpassung der Schwellenwerte notwendig.

Maßnahmen zur Erhöhung der Fairness von bewerbungsgesprächen:

• Inhaltliche Beschränkung des Interviews auf die Anforderungen, die als wesentlich ermittelt wurde und für die das Einstellungsgespräch das geeignete Diagnoseinstrument darstellt.
• wenn möglich Beschränkung der Interviews auf solche Informationen aus den bewerbungsunterlagen oder anderen vorgelagerten Auswahlinstrumenten, die sich auf die Anforderungen beziehen, die im Interview überprüft werden sollen.
• Weitgehende Standardisierung des Inhalts und der Reihenfolge der zu stellenden Fragen. Minimierung von Anschlussfragen, um zu verhindern, dass auf diesem Wege nicht arbeitsplatzrelevante Aspekte in die Beurteilung einfließen.
• Orientierung der Frageformulierung an den Gegebenheiten der Stelle (Arbeitsplatzbezug). Wenn zum Bespiel sogenannte situative Fragen gestellt werden, sollten die mit den Fragen simulierten Situationen am betreffenden Arbeitsplatz auch auftreten.
• Strukturierung der Bewertung der einzelnen Kandidat:innen mit Hilfe von Beurteilungsskalen, die mit Beispielen versehen werden können, oder verhaltensverankerte Skalen. Trennung von Informationssammlung und Bewertung, in dem die Antworten der Bewerber:innen während des Gesprächs aufgezeichnet und erst nach Beendigung des Gesprächs bewertet werden.
• Beteiligung mehrerer Interviewer:innen an dem Gespräch, die sinnvollerweise sowohl der Fach- als auch der Personalabteilung entstammen sollten. Im Hinblick auf die Gesprächsatmosphäre ist die Beteiligung beider Geschlechter als förderlich anzusehen.
• Hinzuziehung eines Mitgliedes des AKG, das während des Gesprächs seine Kontrollfunktion wahrnehmen kann.
• Auswahl kompetenter Interviewer:innen mit gering ausgeprägten Geschlechterstereotypen. Schulung dieser Personen auch mit dem Ziel sie für die Problemlage zu sensibilisieren.

Bei der Auswahlentscheidung:

Die Ursachen von Benachteiligung liegen primär nicht in den Personalauswahlverfahren; dieses ist nur ein Ausdruck der eigentlichen Ursachen. Als viel wesentlicher sind andere Gesichtspunkte anzusehen:

• die Geschlechtertypisierung von Arbeitsplätzen
• die (meist) unbewusst durch Geschlechterstereotype verzerrte Wahrnehmung/Beurteilung von Bewerberinnen und Bewerbern (Frauen und Männer werden nicht „individuell“ beurteilt, sondern als Angehörige einer bestimmten Gruppe. Frauen werden dadurch bei „männlichen“ Berufen oder im Leistungsbereich häufig unterschätzt und Männer überschätzt – und zwar unabhängig vom Geschlecht der beurteilenden Person)
• die weiterhin vorherrschende Zuweisung der Familienarbeit an die Frauen.

Diese Gesichtspunkte sind in den Köpfen von Personalverantwortlichen noch häufig verankert. Sie verfügen über ein großes Beharrungsvermögen und können nicht mittels eines verbesserten Personalauswahlverfahrens allein verändert werden. Eine Offenlegung aller Schritte und Entscheidungen innerhalb eines solchen Verfahrens, verbunden mit einer methodisch abgesicherten Vorgehensweise, objektiviert jedoch die Entscheidungen und verringert die mikropolitischen Einflussmöglichkeiten der an der Entscheidung beteiligten Personen.

Gestaltung von Ausschreibungstexten

Der ideale Ausschreibungstext:

• muss als objektive Entscheidungsgrundlage für das Auswahlverfahren dienen
• enthält sämtliche Aufnahmeerfordernisse, ein umfassendes Anforderungsprofil und nachvollziehbare, hinreichend detaillierte Qualifikationskriterien
• ist nicht in der Weise überspezifiziert, dass er den potentiellen Bewerber:innenkreis zu Gunsten oder zu Ungunsten einer bestimmten Person bzw eines Geschlechts einschränkt
• ist so formuliert, dass er Frauen und Männer gleichermaßen betrifft und keine Diskriminierung auf Grund des Geschlechts bewirkt
• ist so formuliert, dass er keine Diskriminierung einer Person auf Grund der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung bewirkt
• enthält folgenden Passus gem § 29 Abs 3 FFP: „Die Universität Inns­bruck strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungs­funktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur bewerbung auf.“ Im Fall vorliegender Unterrepräsentation ist weiter der Satz „Bei gleicher Qualifikation wer­den Frauen vor­rangig aufgenommen.“ anzufügen.

Nachweisliche Suche nach Bewerberinnen

• Die aufnehmende Universitätseinrichtung oder das zur Erstattung eines Besetzungsvorschlages zuständige Organ hat nachweislich und aktiv nach geeigneten Bewerberinnen zu suchen. Das bedeutet idR, dass die Institutsleiterin / der Institutsleiter bzw die Abteilungsleiterin / der Abteilungsleiter bzw die Berufungskommission die Durchführung von geeigneten Maßnahmen zu veranlassen und zu verantworten hat.
• Sollten Zweifel darüber bestehen, ob die beabsichtigten Maßnahmen zur nachweislichen Suche geeignet sind, so wird empfohlen mit dem zuständigen Arbeitskreismitglied vor Beginn der Suche Kontakt aufzunehmen und sich beraten zu lassen.
• Die nachweisliche Suche muss rechtzeitig erfolgen, um potentiellen Bewerberinnen das Ausschöpfen der bewerbungsfrist zu ermöglichen – idealerweise gleichzeitig mit der öffentlichen Ausschreibung (keinesfalls zB einige Tage vor Ende der bewerbungsfrist).
• Es ist ein Nachweis über die Durchführung der entsprechenden Maßnahmen zum Akt zu nehmen
• Wenn sich keine grundsätzlich geeignete Frau auf die Stelle beworben hat, ist dem AKG eine Darstellung der getroffenen Maßnahmen zu übermitteln. Dieser kann daraufhin auf eine Wiederholung der Ausschreibung verzichten. Erfolgt kein Verzicht, ist die Stelle neuerlich auszuschreiben.

Achtung: Der AKG kann auf die Wiederholung der Ausschreibung ohne ausreichenden Nachweis der Suche nach geeigneten Bewerberinnen nicht verzichten!

Einladung von Bewerberinnen zu bewerbungsgesprächen

Alle Bewerberinnen, die die gesetzlichen Er­nennungserfordernisse oder Auf­nahmeerfordernisse erfüllen und den Anforderungen des Ausschreibungstextes entspre­chen, sind einzuladen.

In besonders berücksichtigungswürdigen Fällen (zB ungewöhnlich große Anzahl an Be­werbungen) kann ausnahmsweise mit Einverständnis des AKG die Anzahl der einzuladenden Bewerberinnen reduziert werden. Gibt der Ar­beitskreis seine Zustimmung, erfolgt die Auswahl der einzuladenden Bewerberinnen in Zu­sammenarbeit mit dem Arbeitskreis anhand einer gemeinsam zu erstellenden Kriterien­liste auf Grundlage des Ausschreibungstextes und der Arbeitsplatz-/Aufgabenbeschreibung.

Link: Empfehlungen von Rektorat und AKG zur Sitzungsorgansiation

Unzulässige Fragestellungen bei bewerbungsgesprächen

Wonach darf in bewerbungsgesprächen nicht gefragt werden?

• Nach Angelegenheiten, welche die Intimsphäre/das Privatleben betreffen (Schutz der Persönlichkeitsrechte als Maßstab, erlaubt wird zB die Frage nach Hobbys sein, nicht aber nach dem Bestehen einer Partnerschaft)
• Nach dem Bestehen einer Schwangerschaft
• Wenn eine Schwangerschaft verschwiegen oder diese unzulässige Frage wahrheitswidrig beantwortet wird, ist das weder ein Nichtigkeits- bzw Anfechtungsgrund noch liegt ein Entlassungstatbestand vor. Wurde für das Arbeitsverhältnis eine Probezeit vereinbart, kann der/die Arbeitgeber/in allerdings vom Vertrag zurücktreten.*
• Nach Familienplanung oder der Vereinbarkeit von familiären Verpflichtungen mit dem Beruf
• Nach Gewerkschaftszugehörigkeit
• Nach politischer Einstellung
• Nach Religionszugehörigkeit
• Nach dem Vermögen
• Nach Krankheiten und sonstigen die Gesundheit betreffenden Themen
• Solche Fragen müssen grundsätzlich nicht beantwortet werden
• Nach strafrechtlich relevanten Handlungen
• Fragen in diesem Zusammenhang dürfen grundsätzlich nur dann gestellt werden, wenn es sich um eine Tätigkeit handelt, die mit einer besonderen Vertrauensstellung verbunden ist – eine wahrheitswidrige Antwort würde in diesem Fall auch eine Entlassung rechtfertigen.

Nicht alle diese Gebote/Verbote  sind unmittelbar gleichbehandlungsspezifisch. Sie können aber gleichbehandlungsrechtlich relevant werden, wenn sie im Zusammenhang mit einer ungerechtfertigten Diskriminierung auf Grund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion, der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung stehen.

_{* Allerdings sieht der OGH hier die Möglichkeit gegeben, die Auflösung wegen eines verpönten Motivs anzufechten.}

Was ist aus gleichbehandlungsrechtlicher Sicht bei der Personalauswahl zu beachten?

Der Ausschreibungstext dient als objektive Entscheidungsgrundlage für das Aufnahme­verfahren. Die Auswahlentscheidung hat sich an den dort angeführten Qualifikationskriterien zu orientieren.
Im Ausschreibungstext nicht genannte Aufnahmekriterien dürfen grundsätzlich nicht berück­sichtigt werden. Ist ausnahmsweise im jeweiligen Personalaufnahmeverfahren die Entwicklung von Hilfskriterien zur Entscheidungsfindung unerlässlich, so dürfen diese nicht unsachlich sein. Auch darf von den im Ausschreibungstext angeführten Qualifikati­onserfordernissen nicht aufgrund einer Heranziehung der Hilfskriterien abgegangen wer­den. Die Hilfskriterien müssen ein taugliches Mittel zur Entscheidungsfindung darstellen, dh Aspekte, die keine Aussagekraft in Bezug auf die künftige Aufgabenerfüllung haben, dürfen nicht herangezogen werden. Weiters dürfen keine Hilfskriterien herangezogen wer­den, die sich an einem diskriminierenden, stereotypen Rollenverständnis der Geschlechter orientieren. Werden bei der Auswahlentscheidung ausnahmsweise Hilfskriterien herange­zogen, ist die Notwendigkeit hierfür und die so zustande gekommene Personalentscheidung gegenüber dem Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen schriftlich und nachvollziehbar zu begründen.

Grundsätzlich darf bei der Begründung eines Dienst- oder Ausbildungsverhältnisses niemand diskriminiert werden auf Grund

• des Geschlechts
• der ethnischen Zugehörigkeit
• der Religion
• der Weltanschauung
• des Alters
• der sexuellen Orientierung.

Nach dem B-GlBG dürfen insbesondere folgende Kriterien bei der Auswahlentscheidung nicht diskriminierend herangezogen werden:

• bestehende oder frühere Unterbrechung der Erwerbstätigkeit
• bestehende oder frühere Teilbeschäftigung
• bestehende oder frühere Herabsetzung der Wochendienstzeit
• Lebensalter
• Familienstand
• Eigene Einkünfte der Ehegattin oder Lebensgefährtin oder des Ehegatten oder des Lebensgefährten eines Bewerbers bzw einer Bewerberin
• Zeitliche Belastung durch die Betreuung von Kindern oder von pflegebedürftigen Angehörigen und die Absicht, von der Möglichkeit der Teilbeschäftigung oder der Herabsetzung der Wochendienstzeit Gebrauch zu machen

Vorrangige Aufnahme von Bewerberinnen – Voraussetzungen:

• bestehender Unterrepräsentation von Frauen
• gleiche Qualifikation wie der bestgeeignete Mitbewerber (sofern nicht ausnahmsweise in der Person des Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen – „Öffnungsklausel“)

Worauf muss bei der Begründung von Besetzungsvorschlägen geachtet werden?

Besetzungsvorschläge dienen dem Zweck, dem nachfolgend entscheidenden Organ – nach der Geschäftsverteilung des Rektorates die Rektorin – eine sachliche Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Der AKG prüft Personalauswahlverfahren unter den Gesichtspunkten der Diskriminierungsfreiheit und der Beachtung des Frauenförderungsgebotes.

Eine sachlich nachvollziehbare Begründung des Besetzungsvorschlages ist hierfür unerlässlich.

Was ist zu beachten, damit ein Besetzungsvorschlag nachvollziehbar begründet ist:

• Alle Bewerberinnen und Bewerber müssen in einem objektiven und substantiierten Qualifikationsvergleich beurteilt werden. Bei einer großen Anzahl an bewerbungen kann bei der Beurteilung der ausgeschiedenen Bewerber:innen durchaus eine kurze Begründung ausreichen, sofern aus dieser hervorgeht, warum die nicht ausgewählten Bewerber:innen ausgeschieden wurden.
• Die Begründung des Besetzungsvorschlages hat sich an sämtlichen Kriterien des Ausschreibungstextes zu orientieren.
• In Eignungsabwägungen dürfen keine Beurteilungskriterien einbezogen werden, aus denen sich ein Nachteil für die weiblichen Bewerberinnen ergibt oder die sich an einem diskrimi­nierenden, rollenstereotypen Verständnis der Geschlechter orientieren. Insbesondere dürfen Unterbrechungen in der Erwerbstätigkeit, Reduzierung der Arbeitszeit oder Verzögerung beim Abschluss einzelner Ausbildungsgänge auf Grund der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen Bewerber:innen nicht benachteiligen.