Auflistung unzulässiger Geschäftsfälle (beispielhaft)
An die
Dekaninnen und Dekane
Leiterinnen und Leiter der Institute
Sprecherinnen und Sprecher der Forschungsschwerpunkte und -plattformen
Leiterinnen und Leiter von Dienstleistungseinheiten
8. Oktober 2016
Unzulässige Geschäftsfälle
Sehr geehrte Dekaninnen und Dekane, sehr geehrte Institutsleiterinnen und Institutsleiter, sehr geehrte Sprecherinnen und Sprecher der Forschungsschwerpunkte und plattformen, sehr geehrte Leiterinnen und Leiter von Dienstleistungseinheiten, liebe Kolleglnnen,
wie Sie vielleicht wissen, gibt es immer wieder Fragen und Unklarheiten hinsichtlich der Zulässigkeit von bestimmten Geschäftsfällen bzw. der Möglichkeit der Finanzierung aus Mitteln der Universität (alle Budgetbereiche soweit nicht anders angeführt). Es ist im Interesse aller, dass wir hier besonders korrekt vorgehen und ich darf mich deshalb nochmals in dieser Angelegenheit an Sie wenden.
Die untenstehende Liste soll für diese Fälle eine Hilfestellung bzw. beispielhafte Aufzählung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) von unzulässigen Geschäftsfällen bieten, wobei ich einerseits natürlich auf die entsprechende Abschätzung in Einzel- bzw. Grenzfällen durch die Leiterinnen und Leiter, Vorgesetzte, hinweisen möchte. Andererseits darf ich jedoch auch an das Wirtschaftlichkeitsprinzip (§ 2 Z 12 UG), die Richtlinien der Gebarung (§ 21 Abs 1 UG) und allfällige Widmungsvorgaben und sonstige Vorschriften von fördernden Stellen erinnern.
Sollten in Ihrem Bereich Unklarheiten im laufenden Betrieb hinsichtlich einzelner Geschäftsfälle vorliegen, so darf ich Sie bitten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzabteilung zu kontaktieren, die Ihnen gerne zu Ihren Fragen Rückmeldung geben.
Herzlichen Dank und beste Grüße
Tilmann Märk
Rektor
Unzulässige Geschäftsfälle (basierend auf bisherigen Anfragen und Geschäftsfällen, exemplarisch)
- Dekorationsgegenstände (wie zB Zimmerpflanzen), sofern diese nicht im Kontext mit Veranstaltungen mit repräsentativem Anlass stehen
- Gegenstände, die der Erlangung oder Erhaltung der Fitness dienen (ZB Hometrainer), soweit diese nicht zur Wahrnehmung der Kernaufgaben der Organisationseinheit benötigt werden (zB Universitäts-Sportinstitut, Institut für Sportwissenschaften)
- Glückwunsch-, Weihnachts- und ähnliche Billets aus dem Globalbudget (vorausgesetzt, der Organisationseinheit stehen für diesen Zweck entsprechend verfügbare Drittmittel zur Verfügung)
- Geschenke aus Anlass von Geburtstagen, Pensionierungen, Verehelichungen, Geburt von Kindern und vergleichbaren Anlässen aus dem Globalbudget
- Beschaffung von Verpflegung zur laufenden und regelmäßigen Bewirtung von Bediensteten
- Kaffeemaschinen, sofern diese aus dem Globalbudget finanziert werden, es sei denn, der Organisationseinheit stehen weder entsprechend verfügbare Drittmittel bzw. sonstige selbst erwirtschaftete Einnahmen zur Verfügung
- Bezahlung von Strafen (zB wegen Falschparken, Geschwindigkeitsübertretung), sofern die Bezahlung nicht wegen geringem Verschulden aus arbeits- bzw. dienstrechtlichen Gründen geboten ist (hier wäre im Zweifel eine Rücksprache sinnvoll)
- Kunstgegenstände (zB Skulpturen, Bilder, ausgenommen Rektorenporträts)
- Teppiche, sofern diese nicht zwecks Schonung von Böden oder zur Lärmvermeidung notwendig sind (hier wäre eine Rücksprache mit dem VR Infrastruktur sinnvoll)
- Reisepässe und Fotos für Reisepässe
- Kleidung und Accessoires (zB Handtaschen) sofern diese nicht dem Arbeitnehmerlnnenschutz, Werbezwecken bzw. unmittelbar Lehr- oder Forschungszwecken (zB am Forschungsinstitut für Textilchemie undTextilphysik) oder als Berufskleidung (zB Talare) dienen
- Minibarkonsumationen
- Reiseversicherungen (ausgenommen Reiserücktrittsversicherungen in Rücksprache mit der personalabteilung / Reisemanagement)
- Spenden