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Informationen zu Home Office und Mobile Office für MitarbeiterInnen

Informationen zu Home Office und Mobile Office für MitarbeiterInnen der Universität Innsbruck

 

IT Checkliste Mobile Office

In der IT Checkliste für Mobile Office finden Sie alle wichtigen Informationen dieser Seite kurz zusammengefasst.

Checkliste Mobile Office

Verwendung privater Endgeräte

Sie können Ihren privaten Computer auch für Mobile Office und Home Office für die Arbeit mit den Systemen der Universität Innsbruck nutzen. Alle zentral zur Verfügung gestellten Systeme können grundsätzlich verwendet werden. Für manche brauchen Sie aber eine sichere Verbindung ("VPN") - siehe unten.

Wenn Sie mit Daten der Universität auf privaten Systemen arbeiten, muss auf diesen dasselbe Sicherheitsniveau wie auf universitären Rechnern umgesetzt werden. Sichern Sie daher den Computer möglichst gut ab: Spielen Sie alle Aktualisierungen des Betriebssystems ("Systemupdates") und von Anwendungen ein, aktivieren Sie den Antiviren-Scanner und die persönliche Firewall. Die entsprechenden Einstellungen sind bei aktuellen Windows Betriebssystemen standardmäßig richtig gesetzt, die entsprechenden Werkzeuge von Windows sind standardmäßig installiert und aktiviert.

Darüber hinaus sollten Sie nicht als Administrator arbeiten. Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie nicht irrtümlich Änderungen am Computer vornehmen, sondern vermeiden einen der zentralen Angriffspunkte für Schadprogramme.

Trennen Sie auf Ihrem Computer außerdem private und berufliche Daten und stellen Sie sicher, dass auf Ihrem Rechner keine anderen BenutzerInnen als Administrator arbeiten. Nur so können Sie gewährleisten, dass nur Sie Zugriff auf Ihre beruflichen Daten haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie Software einsetzen, für die Sie die notwendigen Lizenzen haben. Beachten Sie dabei bitte, dass auf privaten Endgeräten keine Softwarelizenzen der Universität verwendet werden dürfen, sofern die Software nicht ausdrücklich für die Verwendung auf privaten Rechnern freigegeben ist.

Wichtige Informationen zu Informationssicherheit und Datenschutz im Zusammenhang mit Home-Office finden Sie hier (nur für Bedienstete).

Hinweise zum Datenschutz

Für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Home Office oder Mobile Office gelten dieselben Vorgaben wie für die Bearbeitung an ihrem Arbeitsplatz an der Universität. Beachten Sie insbesondere die aktuellen Betriebsvereinbarungen und Richtlinien.

Bitte melden Sie alle Sicherheitszwischenfälle oder den Verdacht, dass Dritte Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten haben, umgehend an databreach@uibk.ac.at. Beispiele für mögliche Sicherheitszwischenfälle sind der Diebstahl oder Verlust von Laptops, PCs oder Datenträgern (zum Beispiel mobile Festplatten) oder der Zugriff auf Daten nach Phishing Vorfällen.

Um den Verlust dienstlicher Daten zu vermeiden, legen Sie diese bitte immer auf zentralen Systemen der Universität ab. Sehen Sie dazu die Abschnitte zum Zugriff auf Netzlaufwerke sowie zum Fileshare Service.

Stellen Sie auch sicher, dass niemand anderer Ihre BenutzerInnenkennung verwenden kann, um damit auf Daten zuzugreifen. Geben Sie ihre Zugangsdaten BenutzerInnenkennung und Passwort) nicht an andere Personen weiter, wählen Sie ein sicheres Passwort und notieren Sie dieses nicht einfach zugänglich.

VPN Verbindung

VPN steht für "Virtual Private Network". Damit wird eine abgesicherte Verbindung zwischen Ihrem PC und der Universität gestartet. Ihr Rechner erscheint dann als Teil des Universitätsnetzes, wodurch sie auf einige sonst nicht verfügbare Systeme zugreifen können.

Sie benötigen die VPN-Verbindung zumindest für Folgendes:

  • Netzlaufwerke (Laufwerke "I:\", "J:\", "M:" oder Ähnliches)
  • Zugriff auf SAP
  • div. elektronische Bibliotheks-Datenbanken und Journale
  • Confluence Wiki
  • Verwendung bestimmter Softwareprodukte (insbes. mit Netzwerklizenzen, z.B. Matlab, Maple, Mathematica, Origin, Mathcad, SPSS für MitarbeiterInnen)
  • Konfiguration des VoIP-Telefons (https://phone.uibk.ac.at)

Für einige andere Systeme brauchen Sie explizit keine VPN-Verbindung:

  • VIS:online und LFU:Online
  • E-mail-Zugriff
  • Intranet und Uniwiki
  • Sharepoint

Sie finden eine Anleitung zur Installation des Cisco Anyconnect Klienten für die VPN-Verbindung unter folgender Adresse:
https://www.uibk.ac.at/zid/netz-komm/vpn/anyconnect/

Beachten Sie, dass es in der Vergangenheit eine Zeitbeschränkung beim VPN Zugang gab. Diese wurde angesichts der notwendigen Home Office Verwendung anlässlich des Coronavirus entfernt. 

 

Netzlaufwerke

Sie können von Zuhause aus auch auf Netzlaufwerke an der Universität zugreifen - insbesondere Ihr persönliches Netzlaufwerk ("I-Laufwerk"), aber auch auf zentral zur Verfügung gestellte Gruppen-Netzlaufwerke ("J-Laufwerk" oder "M-Laufwerk").

Windows-Betriebssysteme:

Für Windows-Betriebssysteme sind zwei verschiedene Zugänge möglich:

Zugriff über SFTP (z.B. WinSCP)

Diese Methode ist nicht so komfortabel wie die unten beschriebene, kann aber auch ohne VPN-Verbindung verwendet werden. Bei langsamen Verbindungen funktioniert sie aber oft am zuverlässigsten.

Für diesen Zugriff installieren Sie das Programmm WinSCP oder verwenden Sie ein anderes Programm, mit dem Sie über SFTP Dateien kopieren können. Mit diesem bauen Sie eine Verbindung zu den Netzlaufwerken der Universität auf und können dann Daten hin- und herkopieren. 

Sie finden die Anleitung dazu hier:
https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/laufwerkszugriff/ftp-zugang.html

Zugriff als Windows-Netzlaufwerk

Sie können im Windows Explorer die Netzlaufwerke, zum Beispiel I:\ (Homeverzeichnis) und J:\ (Institutsverzeichnis) direkt einbinden.

Voraussetzung dafür ist eine aktive VPN-Verbindung zum Uni-Netzwerk.

Eine Anleitung zur Einbindung finden Sie unter:
https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/laufwerkszugriff/netzlaufwerkverbindung.html

 

Apple-Betriebssystem:

Sie können am Mac die Netzlaufwerke, zum Beispiel I:\ (Homeverzeichnis) und J:\ (Institutsverzeichnis) direkt einbinden.

Voraussetzung dafür ist eine aktive VPN-Verbindung zum Uni-Netzwerk.

Eine Anleitung zur Einbindung finden Sie unter:
https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/laufwerkszugriff/netzlaufwerkverbindung-apple.html

Verwendung von SAP 

Die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff für SAP vorausgesetzt, können Sie SAP auch von Zuhause aus starten. Dazu muss die VPN-Verbindung zur Universität aktiv sein.

Kopieren Sie die Ihnen entsprechende SAP-RDP-Datei von folgenden Netzwerkordnern auf Ihr Heimgerät:

  • BerichtuserInnen (BU): K:\Apps\TSApps\SAP\SAP via TS (BU vserv31).rdp
  • Personalabteilung (PA): J:\c140\tsapps\SAP via TS (PA vserv2).rdp
  • Finanzabteilung (FA): J:\c137\sap via ts\
  • Budget & Controlling (BC): J:\c130\c128\sap bw\

Speichern Sie diese auf Ihrem Desktop. Danach können Sie die Verbindung mit einem Doppelklick starten. Bitte geben Sie die BenutzerInnenkennung in der Form "uibk\cxxxxx" an.

Telefon

Wenn Sie für Ihr Telefon eine Weiterleitung - ob für ein Diensthandy oder Ihr privates Handy - benötigen, füllen Sie bitte den folgenden Antrag aus (nur für Berechtigte*): https://www.uibk.ac.at/zid/antrag/intranet/antrag_rufumleitung.html

Bitte beachten Sie, dass eine Rufweiterleitung Kosten für das Institut verursacht.

Wenn Sie eine VoIP-Telefonnummer haben (meist erkennbar an den fünfstelligen Telefonnummern), können Sie - nach der durch uns erfolgten Eintragung - die Umleitung auch selbst setzen. Rufen Sie dazu in Ihrem Browser die Seite https://phone.uibk.ac.at  auf. Sie benötigen hier eine aktive VPN-Verbindung.

Gehen Sie dann in den Einstellungen auf "Profil" und fügen Sie ein Profil vom Typ "Umleitung" hinzu:

Phone Telefoneinstellungen Profil erstellen

Geben Sie dem Profil einen sprechenden Namen (z.B. "Umleitung") und geben Sie das Umleitungsziel ("97xxx") ein. Speichern Sie die Einstellungen und gehen Sie über "zurück" zum vorigen Bildschirm zurück.

Phone Telefoneinstellungen Profil erstellen - Dialog

Gehen Sie dann noch einmal auf die Profile, wählen Sie das erstellte Umleitungs-Profil aus und speichern Sie mit "Ok" die Änderungen.

Phone Telefoneinstellungen Profil aktivieren

 

Für alte ISDN-Telefone (meist mit vierstelliger Nummer) verwenden Sie bitte die Umleitung am Telefon selbst. 

Für bereits ins neue VoIP-Telefonsystem UCware migrierte Telefonnummern finden Sie eine Anleitung unter:
https://www.uibk.ac.at/zid/abteilungen/netzkomm/telefonie/festnetz.html

 

 

E-mail

Sie können auf Ihren E-mail Zugang (oder die mailbox von Funktionsadressen) auch von Zuhause aus zugreifen. Sie benötigen dafür keinen VPN-Zugang.

Der einfachste und schnellste Zugang ist über Outlook Web Access: https://exchange.uibk.ac.at 

Alternativ können Sie auf Ihre E-mails auch über Ihr Mobiltelefon oder über Outlook zugreifen.  Die Anleitung zur Einrichtung in Outlook finden Sie hier: https://www.uibk.ac.at/zid/systeme/microsoft/exchange/outlook

Zusammenarbeit und Kommunikation

Zusätzlich zu den etablierten Kommunikationskanälen (E-mail, Telefon) bietet die Universität eine Reihe neuer Systeme, die Ihnen die Zusammenarbeit auch im Home Office und Mobile Office erleichtern.

Webkonferenzen mit "EasyConference"

Mit https://easyconference.uibk.ac.at/ stellt Ihnen der ZID ein leichtgewichtiges Werkzeug für einfache Chats und Webkonferenzen zur Verfügung. Diese Anwendung bietet u.A. folgende Funktionen:

  • Einfache Chats, Unterhaltungen oder Videokonferenzen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; auch für Arbeitsgruppen oder Einzelgespräche
  • Leichtgewichtige Unterhaltungen zwischen Studierenden und LV-Leiterinnen
  • Abhaltung mündlicher Online-Prüfungen

Eine kurze Anleitung finden Sie unter https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/videochat-easyconference/

Webkonferenzen mit Big Blue Button

BigBlueButton wird innerhalb der Universität Innsbruck als interaktives Unterrichtstool und für Meetings in größeren Settings (> 20 TeilnehmerInnen) eingesetzt. Folgende Features werden durch BigBlueButton abgedeckt:

  • Präsentationen von Folien können in Echtzeit abgehalten bzw. auch gleichzeitig aufgezeichnet werden (z.B.: PDF-Dokumente, MS Office und OpenOffice Dokumente).
  • Unterstützt wird der Live-Charakter durch Whiteboard-Funktionen wie Markierungen setzen, Notizen hinzufügen, Zoomen und den Einsatz eines Pointers.
  • Videokonferenzen mit mehreren Personen unter Einbindung der Audio/Mikrofon-Tools und Kameras von Endgeräten
  • Desktop-Sharing (Bildschirm teilen)
  • Chat-Funktion mit allen oder einzelnen Teilnehmenden Aufzeige-Funktion

Die ausführliche Anleitung zu BigBlueButton finden Sie unter: https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/webconference/

Chat (Matrix/Element)

Für eine schnelle, einfache und sichere Kommunikation zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Studierenden, Projektgruppen uvm., stellt die Universität Innsbruck das Chatsystem Matrix/Element zur Verfügung. Hier können, wie in den meisten Messengern, Eins-zu-Eins-Chats und Gruppenchats geführt, oder auch Räume für Projektgruppen oder Lehrveranstaltungen angelegt werden.

Die ausführliche Anleitung zur Installation und Verwendung von Element finden Sie unter:

https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/chat/

Sync & Share (Fileshare)

Fileshare ist eine Sync&Share Anwendung basierend auf der Software Seafile. Es bietet die Möglichkeit, innerhalb der Universität sowie auch mit externen Personen Dateien zu teilen, diese auf verschiedenen Systemen einfach zugänglich zu halten und kollaborativ zu bearbeiten.

Fileshare bietet eine Weboberfläche um Dateien auf einfache Art und Weise zu verwalten und mit anderen zu teilen. Zusätzlich gibt es zwei Desktop Clients, die Ordner der Weboberfläche mit dem PC synchronisieren. Weiterhin ist Fileshare auch per Smartphone-App erreichbar.

Sie können Fileshare auch verwenden, um gleichzeitig und gemeinsam eine Office Datei zu bearbeiten. Entsprechende Möglichkeiten sind in die Weboberfläche von Fileshare integriert.

StudentInnen stehen 20GB und MitarbeiterInnen stehen 100GB zur Verfügung.

Die ausführliche Anleitung zur Installation und Verwendung von Fileshare finden Sie unter:

https://www.uibk.ac.at/zid/anleitungen/fileshare/

Wichtige Links

Die wichtigsten Links für Ihre Arbeit an der Universität finden Sie auf der Startseite der Universität rechts oben in den Quicklinks.
 
Neben den oben bei den einzelnen Services genannten Links sind für die tägliche Arbeit besonders jene Seiten zu erwähnen:

 

* Berechtigte sind LeiterInnen der Institute und anderer Organisationseinheiten und von der OE schriftlich oder per Online-Antrag gemeldete Personen (MitarbeiterInnen in den Sekretariaten, EDV-Beauftragte etc.). Bitte wenden Sie sich bezüglich der Antragstellung an das Sekretariat Ihres Instituts/Ihrer Organisationseinheit.
Für die Beantragung von Funktionsaccounts für Projekte sind außerdem die ProjektleiterInnen und die administrativen MitarbeiterInnen der Projekte berechtigt.

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