Richtlinie zur verpflichtenden Erfassung von Projekten in der universitätsinternen Projektdatenbank
Die vorliegende Richtlinie legt fest, welche Regelungen für Einträge in die universitätsinterne Projektdatenbank für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Innsbruck gelten.
Ziel ist die universitätsweite lückenlose Dokumentation aller Drittmittelaktivitäten, inklusive nicht bewilligter Projektanträge. Dies dient nicht nur dem eigenen Leistungsnachweis jeder Wissenschaftlerin und jedes Wissenschaftlers, sondern schafft auch Klarheit für die Instituts-, Fakultäts- und Universitätsleitung über benötigte universitäre Ressourcen, wie etwa Arbeits- oder Laborplätze sowie Infrastruktur und Geräte.
Ergänzend gilt die Richtlinie über den Kostenersatz bei Auftragsforschung, Gutachten, Untersuchungen und Befundungen im Auftrag Dritter.
Die universitätsinterne Projektdatenbank findet sich unter VIS:online -> Forschung -> Projektdatenbank.
Umfang
Sämtliche Projekte, die in der Projektdatenbank erfasst werden können, sind dort auch zwingend einzutragen, ungeachtet dessen, ob ein Geldfluss an die Universität Innsbruck stattfindet oder nicht. Dies betrifft:
- Forschungsförderung/kooperative Forschung
- Auftragsforschung/Gutachten (bitte beachten Sie hierzu den entsprechenden Workflow)
- unbare Förderungen/Messzeiten
- Druckkostenzuschüsse
- wissenschaftliche Veranstaltungen
- Stipendien
- Stiftungsprofessuren
- Sponsoring
- Strukturfinanzierung
- universitäre Weiterbildung
- Staff Mobility
- drittmittelbasierte Konten jeglicher Art
Die Projekte sind durch die Projektdatenbankbeauftragte bzw. den Projektdatenbankbeauftragten der jeweiligen Organisationseinheit (bspw. Institut) einzutragen. Hilfe und Unterstützung bei der Eingabe bieten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des projekt.service.büros.
Bitte beachten Sie, dass jeder Vertrag im Drittmittelbereich vor Unterzeichnung dem projekt.service.büro vorzulegen ist.
Fristen
Sämtliche Forschungsförderungsprojekte/kooperative Forschungsprojekte sind vor Ablauf der Ausschreibungsfrist (Deadline) in die Projektdatenbank einzutragen. Dies ist auch eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des projekt.service.büros eine Unterschrift für Projektanträge leisten können (bspw. FWF). Bei Forschungsförderung, die keiner solchen Frist unterliegt, ist ein Eintrag spätestens vor Antragsabgabe vorzunehmen. Forschungsförderung oder kooperative Forschung außerhalb von Förderprogrammen (bspw. eine individuelle Förderung durch ein Unternehmen) ist mit der Erstellung oder dem Erhalt des ersten Vertragsentwurfs zur Förderung oder Kooperation in der Projektdatenbank zu dokumentieren.
Auftragsforschungsprojekte sind vor Angebotslegung ausschließlich mittels des Tools „Antrag Auftragsforschung“ (zu erreichen über VIS:Online -> Forschung -> Antrag Auftragsforschung) zu erfassen. Nach Prüfung und Freigabe durch das projekt.service.büro sowie durch die Institutsleitung und nach Legung des Angebotes ist von der/dem Projektdatenbankbauftragten des Instituts der Antrag auf Auftragsforschung in die Projektdatenbank zu importieren. Sollte es sich bei einem Angebot um ein Zusatzangebot zu einem bestehenden Auftrag handeln, kann der zugrundeliegende Antrag in VIS:online dem bestehenden Projekt hinzugefügt werden.
Für alle anderen Projekte gilt, dass ein Eintrag mit Erstellung oder Erhalt eines ersten Vertragsentwurfs, spätestens jedoch einen Tag vor Aufnahme der Arbeiten bzw. Inbetriebnahme zu erfolgen hat.
Abweichungen
Abweichende Regelungen zu den Grundsätzen dieser Richtlinie bedürfen der Zustimmung der zuständigen Mitglieder des Rektorats.
Diese Richtlinie wurde im mitteilungsblatt am 01.12.2021 veröffentlicht.
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