Richtlinien für die Gebarung
Hinweis:
Nachstehende konsolidierte Fassung ist rechtlich unverbindlich und dient lediglich der Information. Die rechtlich verbindliche Form ist den jeweiligen Mitteilungsblättern der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck zu entnehmen.
Richtlinien für die Gebarung - konsolidierte Fassung
Hinweis: Verweisungen beziehen sich – soweit nicht anders angeführt – auf das Universitätsgesetz 2002 (UG). Diese und weitere Verweisungen gelten jeweils für die aktuell gültige Fassung der betreffenden Rechtsvorschrift.
1 Grundsätze
Die Universität Innsbruck bekennt sich bei der Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben zum Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit (§ 2 Abs. 12). Angestrebt wird nicht die nachhaltige Erzielung von Gewinnen, sondern der Beitrag zu den in § 1 genannten Zielen unter Wahrung einer dafür erforderlichen stabilen Eigenkapitalbasis und ausreichender Liquidität.
Im Sinne der demokratischen Organisation der Universität kommt allen Organen und Universitätsangehörigen die Aufgabe zu, in ihrem Bereich an der Umsetzung dieser Grundsätze verantwortlich mitzuwirken.
2 Budget
Grundlage der Gebarung sind längerfristige, mittelfristige sowie jährliche Budgetplanungen. Diese berücksichtigen Entwicklungsplan, Leistungsvereinbarung sowie Grundsatzentscheidungen und Schwerpunktsetzungen der Universität Innsbruck.
2.1 Länger- und mittelfristige Budgetplanungen
Längerfristige Budgetplanungen zeigen den finanziellen Rahmen für die Entwicklung der Universität über die Leistungsvereinbarungsperiode (§ 13 Abs. 1 2. Satz) hinaus auf. Mittelfristige Budgetplanungen werden auf der Grundlage bekannt gegebener Leistungsvereinbarungsentgelte (§ 13 Abs. 2 Ziff. 2) erstellt und zeigen den finanziellen Rahmen für die Inangriffnahme konkreter Vorhaben auf. Länger- und mittelfristige Budgetplanungen werden in angemessenen zeitlichen Abständen an allenfalls geänderte Voraussetzungen angepasst.
2.2 Jährliche Budgetplanungen („Jahresbudget“)
Jährliche Budgetplanungen bilden den konkreten Rahmen für ein Wirtschaftsjahr für alle Organisationseinheiten der Universität Innsbruck. Zu diesem Zweck wird auf der Grundlage des im Zuge der mittelfristigen Budgetplanung fixierten Rahmens die geplante Höhe des Gesamtbudgets des betreffenden Jahres festgesetzt. Für das Planungsjahr wird bis zum Ende des diesem vorangehenden Kalenderjahres auf der Basis der bis zu diesem Zeitpunkt bekannten Rahmenbedingungen ein Rohbudget erstellt, auf dessen Basis nach Vorliegen der zunächst noch ausständigen Informationen eine Endfassung erstellt wird (Feinbudget). Auf dieser Basis werden Zielvereinbarungen vorbereitet und mit den Leiterinnen und Leitern der betreffenden Organisationseinheiten beraten. Nach Abschluss dieser Beratungen werden die Zielvereinbarungen fixiert.
Wo dies Ziel führend ist, orientiert sich die Ressourcenzuteilung an Kennzahlen. Dies gilt sowohl für die Mittelzuweisung an die Fakultäten als auch für die Mittelzuweisung innerhalb der Fakultäten sowie für administrative und sonstige außerfakultäre Organisationseinheiten.
Für dem Grunde oder der Höhe nach nicht vorhersehbare Ausgaben werden in den Budgetplanungen hinreichend Mittel berücksichtigt.
Für Einnahmen, die Organisationseinheiten aus Leistungsverkäufen erzielen, wird - soweit nicht ohnehin die Bestimmungen des § 27 anzuwenden sind - zur Einräumung von Leistungsanreizen nach Möglichkeit vorgesehen, dass diese im angemessenen Ausmaß in der Verfügung der Organisationseinheiten verbleiben, von denen sie erwirtschaftet werden. Als Einnahmen, die Organisationseinheiten aus Leistungsverkäufen erzielen, sind im Sinne dieser Ausführungen jedenfalls nicht Entgelte des Bundes im Rahmen der Leistungsvereinbarungen (§ 13) bzw. nach § 141 sowie Studienbeiträge (§ 91) zu verstehen.
Die Übertragbarkeit von Budgetmitteln der Organisationseinheiten in das folgende Budgetjahr obliegt der Entscheidung der Rektorin oder des Rektors bzw. der zuständigen Vizerektorin oder des zuständigen Vizerektors nach Maßgabe der Prüfung begründeter Anträge der betreffenden Organisationseinheiten. Dies gilt nicht für Mittel, auf die § 26 oder § 27 anzuwenden ist.
Budgetüberschreitungen einer Organisationseinheit werden in der Regel durch Abzug von deren Budget des Folgebudgetjahrs ausgeglichen.
2.3 Zugriff auf Budgetmittel
Die Verwaltung der Mittel erfolgt durch Organisationseinheiten, die unmittelbar der Rektorin oder dem Rektor oder einer Vizerektorin oder einem Vizerektor unterstehen. Im Sinne größtmöglicher Autonomie und Flexibilität wird den Organisationseinheiten im Rahmen der Organisation des Rechnungswesens die Verfügung über diese Mittel ohne Dienstweg ermöglicht. Dabei ist eine Identifizierung des bzw. der Verfügenden mit adäquaten Mitteln (z. B. Unterschriftsprobenblätter, elektronische Verfahren) sicherzustellen. Die Leiterinnen und Leiter der Organisationseinheiten stellen sicher, dass sie jederzeit die Höhe der unter Berücksichtigung aller getroffenen Verfügungen und erfolgten Budget vermindernden Buchungen verfügbaren Budgetmittel feststellen können.
Für diesen Zweck werden durch das Rektorat die informationstechnischen Voraussetzungen geschaffen.
Nach Möglichkeit werden Zahlungen nach erfolgter Lieferung im Wege von Banküberweisungen geleistet. Der Barverkehr wird auf das unumgänglich notwendige Ausmaß beschränkt, dies gilt auch für die Nutzung von Schecks, Kredit- und Bankomatkarten und ähnlichen Zahlungsmitteln sowie für An- und Vorauszahlungen.
Zahlungen an diejenige oder denjenigen, welche oder welcher gegenüber der Finanzbuchhaltung die Zahlung durch eine entsprechende Anweisung veranlasst, bedürfen einer Gegenzeichnung durch die Leiterin oder den Leiter der Finanzbuchhaltung bzw. dessen oder deren Stellvertreterin oder Stellvertreter. (Anweisungen an die Leiterin oder den Leiter der Finanzbuchhaltung werden durch die Rektorin oder den Rektor gegengezeichnet.) Dies gilt nicht für Verfügungen über Mittel gemäß §§ 26 und 27.
Wenn die Finanzbuchhaltung mangels Übereinstimmung mit gesetzlichen, verordnungsmäßigen oder sonstigen Vorschriften oder aus anderen Gründen die Durchführung einer Zahlung verweigert und diejenige oder derjenige, die oder der die Zahlung gegenüber der Finanzbuchhaltung veranlasst, auf deren Durchführung besteht, so werden die Rektorin oder der Rektor bzw. die zuständige Vizerektorin oder der zuständige Vizerektor informiert.
3 Kosten- und Leistungsrechnung, Trennungsrechnung
Die Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Innsbruck wird entsprechend den Vorgaben der Kosten- und Leistungsrechnungsverordnung (KLR-VO) eingerichtet. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist laut Verordnung von einem/einer unabhängigen, beeideten Wirtschaftsprüfer bzw. Wirtschaftsprüferin zu prüfen. Eine verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten obliegt den Leitern bzw. Leiterinnen der jeweiligen Organisationseinheiten bzw. der jeweiligen Projekte.
Nach den geltenden wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ist eine Trennungsrechnung zu führen. Diese stellt insbesondere sicher, dass eine Quersubventionierung wirtschaftlicher Tätigkeiten vermieden wird. Dabei obliegt es den Leitern bzw. Leiterinnen der jeweiligen Organisationseinheiten bzw. der jeweiligen Projekte, die direkten Kosten von Leistungen, die von wettbewerbsrechtlichen Vorschriften betroffen sind, korrekt zuzuordnen und im Zuge der Erstellung von Angeboten für Produkte und Leistungen aus dem vom Rektorat bereitzustellenden Set an Gemeinkostensätzen den zutreffenden auszuwählen.
4 Genehmigungspflichtige wirtschaftliche Vorgänge
Als Verbindlichkeiten, die über die laufende Geschäftstätigkeit der Universität hinausgehen (§ 15 Abs. 4 i. V. m. § 21 Abs. 1 Z. 12), gelten Verbindlichkeiten aus Rechtsgeschäften (z. B. Aufnahme von Krediten, Leasinggeschäfte), die das Globalbudget der Universität Innsbruck mit mehr als € 500.000,-- pro Finanzjahr belasten und nicht aus dem eigenen Cash flow (ohne Einrechnung von Fremdfinanzierungsinstrumenten) finanziert werden können. Dies gilt nicht für Verpflichtungen, die gemäß § 13 i. V. m. § 23 Abs. 1 Z. 4 im Zuge der Verhandlung von Leistungsvereinbarungen mit der Bundesministerin oder dem Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Kultur eingegangen werden.
Das Rektorat ist durch den Universitätsrat i. S. v. § 21 Abs. 1 Z. 12 ermächtigt, finanzielle Zusagen im Zusammenhang mit Berufungen sowie im Rahmen von Sondermitteln des Rats für Forschung und Technologieentwicklung (RFT), des Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung und vergleichbaren Fördergebern abzugeben, die die oben angeführte Grenze überschreiten. Über alle im Rahmen dieser Ermächtigung eingegangenen Rechtsgeschäfte wird dem Universitätsrat jährlich berichtet.
Unbeschadet der Bestimmungen des § 21 Abs. 1 Z. 12 bedürfen folgende weitere Rechtsgeschäfte jeweils der Zustimmung des Universitätsrates:
- Erwerb, Belastung oder Veräußerung von bebauten oder unbebauten Liegenschaften
- die Gewährung von Darlehen oder Krediten, wenn die Summe aus aushaftenden Darlehen bzw. Krediten zusammen mit dem neu zu gewährenden Darlehen bzw. Kredit beim jeweiligen Darlehens- bzw. Kreditnehmer den Betrag von € 100.000,-- überschreitet. Nicht davon umfasst sind die Einräumung von geschäftsüblichen Zahlungszielen für Forderungen sowie Anzahlungen.
- Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder Haftungen, deren Umfang den Betrag von € 100.000,-- überschreitet.
Diese Bestimmungen sind nach Maßgabe der gesetzlich bzw. vertraglich eingeräumten Mitspracherechte der Universität Innsbruck auch auf ihre Tochtergesellschaften anzuwenden, sie finden jedoch keine Anwendung auf die Gebarung im Rahmen der §§ 26 und 27.
5 Entscheidung in wirtschaftlichen Angelegenheiten
Als wirtschaftliche Angelegenheiten, die in Anwendung von § 22 Abs. 6 von der Rektorin oder vom Rektor gemeinsam mit mindestens einer Vizerektorin oder einem Vizerektor entschieden werden, gelten
- ein allfälliges Nachtragsbudget
- Fremdfinanzierungen einschließlich Finanzierungsleasing
- Rechtsgeschäfte (mit Ausnahme der in § 23 aufgezählten Rechtsgeschäfte), zu deren Bedeckung ein Betrag von jeweils mehr als € 500.000,-- erforderlich ist, sofern sie nicht im Rahmen einer Ermächtigung gem. §§ 26 – 28 abgeschlossen werden. Bei mehrjährigen unbefristeten Verträgen ist im Hinblick auf diese Betragsgrenze das über drei Jahre anfallende Entgelt maßgeblich.
6 Personal
An der Universität Innsbruck wird ein Stellenplan geführt. Keine Berücksichtigung im Stellenplan finden Stellen, die zur Gänze aus Mitteln gem. § 26 oder § 27 finanziert werden, Stellen im Bereich der externen Lehre (Lektorinnen und Lektoren, Gastprofessorinnen und Gastprofessoren, Venia Lehrende, Studentische Mitarbeitende in der Lehre, Lehrveranstaltungsbegleitungen, ISI-Kursleitungen u.dgl.), freie Dienstnehmerinnen und freie Dienstnehmer, fallweise Beschäftigte, neue Selbstständige und Werkverträge.
Bei der Zuweisung von Stellen durch die Universitätsleitung werden für die Aufgabenwahrnehmung bzw. für den Bedarf in Zahlen messbare, objektivierbare Kriterien sowie qualitative Kriterien (z. B. Arbeitsplatzbeschreibung) mit Priorität berücksichtigt.
Bei globalbudgetfinanzierten Reisen von Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern bilden die Bestimmungen der Reisegebührenverordnung des Bundes (RGV) in der jeweils gültigen Fassung generell die Obergrenze für die Vergütung, sofern nicht gesetzliche, kollektivvertragliche oder betriebliche Bestimmungen verpflichtend anderes vorsehen. Auch im Bereich der drittmittelfinanzierten Reisen von MitarbeiterInnen erfolgt eine weitgehende Orientierung an den Höchstsätzen der RGV. Für Personen, die nicht Dienstnehmerinnen oder Dienstnehmer der Universität Innsbruck sind, wird dies ebenfalls angestrebt.
7 Beschaffung
Für die Universität ist die Anwendung der Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes verpflichtend. In Ergänzung hierzu werden von der Rektorin bzw. vom Rektor Detailbestimmungen erlassen, die jedenfalls die Zahl der einzuholenden Offerte in Abhängigkeit zum geschätzten Auftragsvolumen regeln, soweit nicht ein formelles Verfahren nach den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes zwingend vorgesehen ist.
Bei Investitionen wird eine gemeinsame Nutzung angestrebt. Dies gilt insbesondere für Großgeräte.
Wo dies wirtschaftlich sinnvoll durchführbar ist, werden Aufzeichnungen über die Nutzung von Ressourcen geführt. Dies gilt insbesondere für Großgeräte.
Die Dienste der Bundes-Beschaffungsgesellschaft mbH sind in Anspruch zu nehmen, wo dies wirtschaftlich sinnvoll ist. Die Organisationseinheiten sind an die diesbezüglichen Rahmenverträge sowie an Rahmenverträge, die die Universität Innsbruck darüber hinaus abschließt, nach Maßgabe der Vorgaben des Rektorats gebunden.
8 Literatur
Literaturanschaffungen werden durch die Universitätsbibliothek getätigt, wo dies nicht Ziel führend ist, von dieser koordiniert. Mehrfachbeschaffungen identer Zeitschriften, Bücher oder sonstiger Datenträger werden nach Möglichkeit vermieden. Die für die Studierenden erforderlichen Exemplare sind im Rahmen der verfügbaren Ressourcen bereit zu stellen
9 Repräsentation
Repräsentationsausgaben werden auf solche Veranstaltungen und Anlässe beschränkt, die eine nennenswerte Außenwirkung haben. Dabei wird auf Schwerpunkte der Öffentlichkeitsarbeit Bedacht genommen. Der Umfang der Repräsentation orientiert sich am Anlass.
10 Evidenthaltung von Dauervertragsverhältnissen
Verträge, die zu dauerhaften Verpflichtungen oder Berechtigungen der Universität oder ihrer Organisationseinheiten führen, werden von den betreffenden Organisationseinheiten in geeigneter Form in Evidenz gehalten. Verträge, die zu wiederholten Zahlungen der Universität oder an die Universität bzw. der Organisationseinheiten der Universität oder an die Organisationseinheiten der Universität führen, werden in zentralen Datenbanken in Evidenz gehalten, soweit die Laufzeit der Verträge 12 Monate und die Gesamtsumme € 20.000,-- pro Jahr überschreitet.
11 Anlagen
Gemäß § 192 Abs. 1 und 2 UGB werden Vermögensgegenstände im Regelfall im Wege einer körperlichen Bestandsaufnahme erfasst. Sie werden in geeigneter Form aufgezeichnet und evident gehalten. Bei der Inventur für den Schluss eines Geschäftsjahres bedarf es keiner körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.
Für die sorgsame Behandlung und Verwahrung von Vermögensgegenständen ist die Leiterin oder der Leiter der Organisationseinheit verantwortlich, der die Vermögensgegenstände zugeordnet sind.
Bei der Veräußerung von Anlagen sowie insbesondere der Bepreisung zu veräußernder Anlagen wird nach einheitlichen Grundsätzen vorgegangen, die von der Rektorin oder vom Rektor bzw. von der zuständigen Vizerektorin oder vom zuständigen Vizerektor bekannt zu machen sind.
12 Schadensfälle
Vermögens-Schadensfälle sind in jedem Fall aktenkundig zu machen und der Rektorin oder dem Rektor bzw. der zuständigen Vizerektorin oder dem zuständigen Vizerektor bekannt zugeben. Die Schadensmeldung hat zumindest folgende Angaben zu enthalten:
- Ursache, Hergang, Art, Ausmaß und Zeitpunkt der Ereignung des Schadensfalles
- Name oder Namen jener Person oder Personen, die unmittelbar oder mittelbar am Schadensfall beteiligt war oder waren, diesen herbeiführte oder herbeiführten oder nicht verhinderte oder nicht verhinderten, weiters Angaben über die Einschätzung des Verschuldensgrades durch den oder die Verursacher oder Verursacherin oder Verursacherinnen und die hiefür maßgeblichen Gründe
- Anlagennummer, Schadensbetrag
- Begleitumstände, die die Ereignung des Schadensfalles ermöglichten, insbesondere allfällige Unzulänglichkeiten bestehender Vorschriften
- Maßnahmen, die veranlasst wurden, um die Ausweitung oder Wiederholung eines solchen Schadensfalles zu verhindern
- Veranlassungen, die zur Verfolgung (Geltendmachung) des Ersatzanspruches - einschließlich aller Straf- und/oder Disziplinaranzeigen - getroffen wurden oder beabsichtigt sind.
- Die Notwendigkeit bzw. Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Versicherungen wird in regelmäßigen Abständen geprüft.
13 Beteiligungen
Beteiligungen der Universität an anderen Rechtsträgern werden laufend evident gehalten und in geeigneter Form dem Universitätsrat zur Kenntnis gebracht. Für die Berichtspflichten gelten die Bestimmungen der Rechnungsabschlussverordnung sinngemäß, soweit einerseits die Mitsprache- und Informationsrechte der Universität dies ermöglichen und andererseits nicht gesetzlich verpflichtend anderes vorgesehen ist.
Die Wahrnehmung der mit den Beteiligungen verbundenen Eigentümerinteressen wird nach Möglichkeit auf eine Organisationseinheit innerhalb der Universität konzentriert.
Beteiligungen, die nicht auf Grund der Notwendigkeit von Kooperationen mit anderen Institutionen erforderlich waren bzw. die nicht der bloßen Vermögensveranlagung dienen, werden zumindest im Abstand von 5 Jahren evaluiert. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Beteiligung der Aufgabenerfüllung in höherem Maß dienlich ist als die Wahrnehmung der betreffenden Aufgaben im Rahmen der Universität.
Es wird im Rahmen der Gründungsverträge bzw. entsprechender vertraglicher Vereinbarungen nach Möglichkeit sicher gestellt, dass der Universität über das gesetzlich vorgesehene Ausmaß hinaus Informationsrechte eingeräumt werden.
14 Veranlagung von Mitteln
Bei der Veranlagung von Mitteln wird auf die Sicherheit der Veranlagung, die Ertragserwartungen sowie die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit Bedacht genommen. Für die Beratung über Veranlagungen wird ein Beirat eingerichtet, dem wenigstens drei unbefangene Fachleute angehören, von denen jedenfalls mehr als die Hälfte dem Rektorat dienstrechtlich mittelbar oder unmittelbar nicht unterstellt sind. Diese Mitglieder werden vom Universitätsrat auf Vorschlag des Rektorats bestellt. Der Beirat konstituiert sich selbst und tagt wenigstens zwei Mal jährlich. Der Beirat entscheidet mit Stimmenmehrheit, bei Stimmengleichstand entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Die Empfehlungen dieses Beirats bilden die Entscheidungsgrundlage für die Rektorin oder den Rektor.
15 Internes Kontrollsystem
Die Verantwortlichkeit für ein funktionsfähiges Internes Kontrollsystem liegt beim Rektorat. Die an den jeweiligen Prozessen beteiligten Akteurinnen und Akteure wirken aktiv und umsichtig an der Umsetzung des Internen Kontrollsystems mit.
16 Innenrevision
Die Tätigkeit der Innenrevision bezieht sich auf die Kontrolle der Gebarung einschließlich der Kontrolle von Abläufen im Hinblick auf die Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit und von Rechtsvorschriften. Der Innenrevision werden die Schwerpunkte ihrer Tätigkeit von der Rektorin oder vom Rektor zugewiesen. Darüber hinaus kann sie auch zu von ihr ausgewählten Themenbereichen tätig werden. Die Rektorin oder der Rektor bzw. die zuständige Vizerektorin oder der zuständige Vizerektor hat die Wahrnehmung der Fachaufsicht mit dem Rektorat abzustimmen.
Berichte über die Prüfungs- und sonstige Tätigkeit der Innenrevision sind schriftlich zusammenzufassen und dem Rektorat im Wege der Rektorin oder des Rektors vorzulegen.
Die im Bereich der Innenrevision tätigen Universitätsangehörigen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit weisungsfrei und dürfen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit nicht behindert werden. Sie dürfen wegen dieser Tätigkeit in ihrem beruflichen Fortkommen nicht benachteiligt werden.
17 Akteneinsicht
Unbeschadet der einschlägigen gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Bestimmungen, insbesondere jener des Universitätsgesetzes 2002 sowie des Arbeitsverfassungsgesetzes, ist der Leiterin oder dem Leiter der Finanzbuchhaltung sowie der Leiterin oder dem Leiter der Innenrevision bzw. von diesen beauftragten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern Einsicht in die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Akten konventioneller wie auch elektronischer Art zu gewähren sowie für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Dabei ist, sofern anderes nicht ausdrücklich vorgesehen ist, der Dienstweg einzuhalten.
Verlautbarungen im mitteilungsblatt der Universität Innsbruck
Richtlinien für die Gebarung – konsolidierte Fassung (verlautbart im mitteilungsblatt vom 03.07.2019, 71. Stück)
Stammfassung: Kundmachung der Richtlinien für die Gebarung, verlautbart im mitteilungsblatt vom 07.03.2007, 16. Stück