Entwicklungsplan 2025-2030
5. Universitätsentwicklung 2025–2027
5.4 Personal
Bezug zum gesamtösterreichischen Entwicklungsplan (GUEP):
- Systemziel 2: Stärkung der universitären Forschung
- Systemziel 3: Verbesserung der Qualität und Effizienz der universitären Lehre
- Systemziel 4: Förderung des wissenschaftlichen und künstlerischen Nachwuchses sowie der Gleichstellung und der sozialen Inklusion
- Systemziel 6: Steigerung der Internationalisierung und der Mobilität
5.4.1 Strategie
Seit der Erstellung des letzten Entwicklungsplans hat es gesellschaftlich und am Arbeitsmarkt einschneidende Veränderungen gegeben. Digitalisierung und Internationalisierung sind rasant fortgeschritten und der demografische Wandel macht sich zunehmend bemerkbar mit enormen Konsequenzen für die Arbeitswelt.
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inhaltlich das tun können, was ihren Interessen, ihrer Ausbildung, ihren Fähigkeiten und Talenten entspricht, wird die Arbeit als sinnstiftend und freudvoll empfunden. Dafür stehen unter anderem die sogenannte „New Work“ -Bewegung, aber auch das Prinzip „Die richtige Person an der richtigen Stelle“.
(„New Work“ -Bewegung: Der Begriff New Work wurde erstmals von Frithjof Bergmann, einem österreichisch-amerikanischen Philosophen und Soziologen, in den 1980er-Jahren geprägt und bezieht sich auf moderne Arbeitsmethoden und -umgebungen, die darauf abzielen, individuelle Selbstverwirklichung, demokratische Strukturen und flexibles Arbeiten zu fördern.; siehe Bergmann, F. (2004). New Work, New Culture. Zero Books.)
Die Universität Innsbruck stellt ihre Personalstrategie für die kommenden Jahre daher unter diese Motti und richtet die Personalplanung, das Recruiting und die Maßnahmen der Bindung und Entwicklung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern darauf aus.
Weiters setzt die Universität Innsbruck an allen Fakultäten auf eine stärkere Profilbildung, weil wissenschaftliche Exzellenz stärker als alle anderen Anreize die besten wissenschaftlichen Köpfe anzieht und bindet.
Betreuungsrelationen weiter verbessern – Personalstand konsolidieren
Mit der Umsetzung der ersten Phase der Studienplatzfinanzierung und der damit verbundenen Besetzung von rund 50 zusätzlichen neuen Professuren bzw. Äquivalenten in der Periode 2019–2021 wurde ein wichtiger struktureller Schritt zur Verbesserung der Betreuungssituation an der Universität Innsbruck gesetzt. Durch die Schaffung von Laufbahn- und Tenure-Track-Stellen in den letzten Jahren wird sich die Betreuungssituation mit Erreichen der Qualifizierungsziele und den entsprechenden Umwandlungen der Verträge in den nächsten Jahren noch weiter verbessern. Für die Motivation der Laufbahn-Stelleninhaberinnen und -inhaber ist es zentral, nach Erreichen des Status „Assoziierte Professorin/Assoziierter Professor“ weitere Entwicklungsmöglichkeiten zu haben. Die Universität Innsbruck wird daher in den nächsten Jahren fakultätsübergreifende Calls für Hebungen nach § 99/4 UG ausschreiben, um den besten Köpfen eine Entwicklung hin zu einer „Full Professur“ zu ermöglichen. Dabei – wie auch bei allen anderen Karrierefördermaßnahmen – werden im Besonderen Nachwuchsforscherinnen adressiert, um langfristig eine Gleichstellung zu erreichen.
Obwohl die nächste Phase dieses Entwicklungspfades vonseiten des Ministeriums insbesondere aufgrund von COVID-19 ausgesetzt wurde, sieht die Universität Innsbruck in bestimmten Fächern nach wie vor einen hohen Bedarf zur weiteren Umsetzung der Studienplatzfinanzierung und des damit verbundenen Finanzierungsmodells, um im internationalen Wettbewerb der Hochschulen als attraktiver Standort konkurrenzfähig zu bleiben und jungen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern Anreize und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.
In der Prognose bis 2025 verfügt die Universität Innsbruck über ca. 360 Laufbahn- und Tenure-Track-Stellen und ca. 280 Professuren. Diese Fakten unterstreichen die Notwendigkeit, Karriereoptionen für Laufbahn-Stellen-Inhaberinnen und -Inhaber zu schaffen (siehe oben) und auch in den kommenden Jahren wieder stärker in den Aufbau von Professuren nach § 98 und § 99/1 UG zu investieren, wozu Zusatzmittel aus einer „Studienplatzfinanzierung II“ dringend erforderlich sind.
Durch den Aufbau von Stellen im wissenschaftlichen Personal hat sich das Verhältnis von allgemeinem zu wissenschaftlichem Personal in den letzten Jahren verschlechtert. Exzellenz in Forschung und Lehre erfordert aber auch exzellente Unterstützung in und aus der Verwaltung, weshalb die Universität Innsbruck in den kommenden Jahren nach Maßgabe der finanziellen Rahmenbedingungen verstärkt auch in das allgemeine Personal investieren möchte.
Stabilität und Transparenz schaffen – Fluktuation vermindern
Die Novellierung des § 109 UG im Jahr 2021 betreffend die höchstzulässige Befristungsdauer von Arbeitsverhältnissen hat im wissenschaftlichen Personal zu großer Verunsicherung geführt. Auch die bis 2021 für beide Seiten günstige Lösung der Universität Innsbruck, externe Lehraufträge wiederholt, aber mit entsprechenden Unterbrechungen zu vergeben, kann künftig aufgrund der geänderten Gesetzeslage so nicht mehr fortgeführt werden. In diesen beiden Bereichen bedarf es tragfähiger Lösungen, an denen in den kommenden Jahren im Austausch mit anderen österreichischen Universitäten und den internen Gremien gearbeitet werden muss.
Um die Work-Life-Balance zu verbessern und Mitarbeitende langfristig zu binden, verfügt die Universität Innsbruck über zahlreiche attraktive Angebote. Diese sollen im Sinne einer lebensphasenorientierten Personalpolitik stärker sichtbar gemacht und weiterentwickelt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden über die verschiedenen Lebens- und Berufsphasen begleitet und in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützt, um ihre Kompetenz, Gesundheit und ihr Engagement zu fördern. Die Führungskräfte spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie in der Gestaltung der Arbeit auf unterschiedliche Lebensphasen und die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rücksicht nehmen (z. B. Betreuungspflichten, Fort- und Ausbildungen, Krankheit), Personalengpässe und damit eine Überlastung der Mitarbeitenden durch vorausschauende Personalplanung vermeiden (z. B. Nachfolge für Pensionierungen rechtzeitig planen und aufbauen) und so die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit schaffen. Unterstützt werden die Führungskräfte dabei – wie bereits in der Vergangenheit – durch entsprechende Angebote der personalentwicklung, die von einem kollegialen Austausch über Fachvorträge und -seminare bis hin zu individuellem Coaching reichen.
Digitale Unterstützung im HR-Bereich weiter ausbauen
Die Universität verfügt bereits über zahlreiche Personalanwendungen in der Logik eines Employee Self Services, abgebildet im Verwaltungsinformationssystem (VIS). Die Personalakten wurden vollständig digitalisiert und die Prozesse rund um die Verwaltung der Mitarbeitenden werden mit einem für die Zwecke der Universität zugeschnittenen Dokumentenmanagementsystem (Doxis) digital abgewickelt. Auch die Beantragung und Ausschreibung von Stellen, mit Ausnahme der Berufungsverfahren, erfolgen auf digitalem Wege.
Aufbauend auf diesem hohen Digitalisierungsgrad und mit Blick auf die angekündigte SAP-Umstellung bis spätestens 2027 wird die Universität für den Personalbereich ein umfassendes Digitalisierungskonzept erarbeiten, umsetzen und somit weitere Self-Service-Möglichkeiten anbieten. Ziel ist es, verwaltungsintensive Workflows zu vereinfachen und durchgehend digital unterstützte Prozesse zu entwickeln – von der Stellenfreigabe bis zur Gehaltszahlung. Durch den Einsatz moderner Technologien und effizienter Arbeitswerkzeuge soll der Verwaltungsaufwand für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduziert, bürokratische Hürden abgebaut, die Kommunikation verbessert und die Effizienz in allen Bereichen gesteigert werden. Konkrete Beispiele für neue Anwendungen sind digitale Workflows zur transparenten Beantragung und Genehmigung von Nebenbeschäftigungen und Studienurlauben.
Darüber hinaus soll das Informationsmanagement im Personalbereich verbessert werden, um dem Rektorat, aber auch Führungskräften auf Fakultätsebene und in der zentralen Verwaltung fundierte Entscheidungen auf Basis gut strukturierter Informationen und Kennzahlen – Stichwort: Management Self Service – zu ermöglichen, dies unter strenger Berücksichtigung des Datenschutzes und Einbindung der zuständigen Gremien.
Inwieweit auch künstliche Intelligenz (KI) die Personalarbeit unterstützen kann, ist zu prüfen und wird laufend evaluiert werden.
Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich allgemeines Personal
Im Bereich des allgemeinen Personals bietet die Universität Innsbruck zahlreiche inhaltliche Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten auf der Fachexpertinnen- und Fachexpertenebene. Diese Schritte finden für das allgemeine Personal in einem Entwicklungsrahmen statt, der – anders als beim wissenschaftlichen Personal – durch strukturelle Sicherheit und Anreizsysteme geprägt ist. Bei der Übernahme von anspruchsvolleren Aufgaben und Verantwortlichkeiten – Jobenrichment – werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch personalentwicklungsprogramme sowie Fortbildungen unterstützt. Eine zu entwickelnde strukturierte Zusammenschau der genannten Programme mit den Potenzialen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird die Möglichkeit bieten, weitere Karrieremöglichkeiten für das allgemeine Personal zu entwickeln und dadurch motivierende Anreize zu schaffen.
5.4.2 Gewinnung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Die im Folgenden dargestellten Vorhaben zur Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dienen der Erhöhung der Attraktivität der Universität und sollten künftig stärker zur Positionierung der Universität Innsbruck am Arbeitsmarkt nach innen und außen kommuniziert werden – Stichwort Employer-Branding.
Recruiting grundlegend überarbeiten und modernisieren
Die Besetzung von Stellen an der Universität erfolgt dezentral und wird durch einen digitalen Workflow, Informationen und Schulungen unterstützt.
Die derzeitige Situation am Arbeitsmarkt – ein Überangebot an Stellen und ein Mangel an Fachkräften – erfordert, Recruiting neu zu entwickeln. Im Wettbewerb um die besten Köpfe in Lehre, Forschung und Verwaltung befindet sich die Universität Innsbruck innerhalb Österreichs in einer besonders schwierigen Situation. Die Lebenshaltungskosten in Tirol sind ungleich höher als in anderen Bundesländern, gleichzeitig ist der Arbeitsmarkt kleiner und die Konkurrenz an finanzstarken Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber durch die Nähe zur Schweiz und zu Deutschland größer.
Umso mehr muss sich die Universität Innsbruck am Arbeitsmarkt anstrengen, um potenzielle Bewerberinnen und Bewerber anzusprechen und zu überzeugen: durch eine aktive und ansprechende Kommunikation, durch Social-Media-Präsenz, durch authentische Einblicke in die Arbeit an einer Universität und durch rasche Entscheidungen und Zusagen. Ebenso sind die Maßnahmen für ein verstärkt diversitätsgerechtes Recruiting zu intensivieren.
Vor diesem Hintergrund ist ein deutlicher Ausbau des Unterstützungsangebotes durch zentrale und auf Recruiting spezialisierte Stellen, Einsatz modernster Technologien und entsprechende Öffentlichkeitsarbeit erforderlich und geplant. Die bislang getrennten Bereiche der Berufungen und der Ausschreibung anderer Stellen sollen künftig besser aufeinander abgestimmt agieren, um inhaltliche (z.B. Know-how bzgl. des Stellenmarktes und der besten Ausschreibungswege in den einzelnen Fachbereichen) und personelle Synergien besser zu nutzen.
Attraktivität ausbauen und damit werben
Die Universität Innsbruck verfügt über ein breit gefächertes Zusatzleistungsprogramm. Dieses soll künftig stärker auf aktuell nachgefragte Leistungen im Bereich der Nachhaltigkeit und der Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie konzentriert und erweitert werden. Das soll die Attraktivität nach innen und auch in der Wahrnehmung nach außen erhöhen. Darauf baut eine Arbeitgeberinnen- und Arbeitgeberkampagne auf unterschiedlichsten Medienkanälen auf.
Zur Attraktivierung von wissenschaftlichen Stellen in den unterschiedlichen Karrierestufen und verschiedenen Stellenkategorien (und den damit verbundenen spezifischen Herausforderungen) ist eine Evaluierung und Anpassung der bestehenden Stellenprofile geplant. Hier sollen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten gemeinsam mit den Fakultäten Lösungen erarbeitet werden, die stärker als bisher auf die Arbeitsmarksituation im jeweiligen Fachbereich eingehen.
Onboarding ausbauen
Bereits jetzt haben künftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab Post-doc-Niveau die Möglichkeit, auf die Informationen und Dienste des sogenannten Welcome-Services der Universität Innsbruck zuzugreifen (z. B. Unterstützung bei der Wohnungssuche, bei der Stellensuche für Partnerinnen und Partner, bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten). Diese Services sollen ausgebaut und auf alle Mitarbeitenden ausgeweitet werden, um verstärkt Bewerberinnen und Bewerber außerhalb der Region und auch außerhalb des deutschsprachigen Raums zu adressieren und an die Universität Innsbruck zu holen.
Die bestehenden, gut funktionierenden Prozesse im Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (zentraler Eintrittsworkflow, Patenschaftsmodell) werden in den kommenden Jahren durch zentrale Einschulungsangebote ergänzt.
5.4.3 Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Die Attraktivität als Arbeitgeberin bestimmt sich nicht nur nach der Karriereperspektive des oder der Einzelnen, sondern in vielen Fällen auch durch weitere Faktoren wie die Vereinbarkeit mit den Bedürfnissen anderer Familienmitglieder, Angebote zur beruflichen wie persönlichen Weiterentwicklung und ein positives Betriebsklima. Diese Handlungsfelder stehen im Mittelpunkt einer aktiven Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbindung.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie noch stärker fördern
Die wiederholten Auszeichnungen der Universität Innsbruck als familienfreundliche Arbeitgeberin und die Bewertungen auf kununu zeigen, dass die Strategien und Maßnahmen in puncto Vereinbarkeit von Beruf und Familie fruchten und Familienfreundlichkeit als eine der größten Stärken der Universität als Arbeitgeberin wahrgenommen wird.
(Kununu ist mit über 1,1 Millionen Unternehmensprofilen und 6,1 Millionen Bewertungen (Stand Juli 2023) das größte und meist genutzte Portal zur Bewertung von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern im deutschsprachigen Raum. Die Universität Innsbruck wurde bisher 427 mal bewertet und erreicht durchschnittlich 4,2 von 5 Punkten. Dieser Wert ist deutlich höher als der Durchschnitt der Branche Forschung/Entwicklung mit 3,6 Punkten.)
Diese Stärke soll in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden. Im Rahmen des Audits hochschuleundfamilie wurden bereits zahlreiche mögliche Maßnahmen identifiziert, die nun sukzessive in Umsetzung gebracht werden. Dies umfasst den Ausbau flexibler Arbeitsmodelle sowie die Beratung bei grenzüberschreitenden Familienangelegenheiten oder den Ausbau der Kinderbetreuungsmöglichkeiten. Gegenwärtig ist das Betreuungsangebot für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren in Tirol limitiert. Die Universität Innsbruck steht im Kontakt mit der Politik, um das Angebot auszuweiten und plant darüber hinaus die Bezuschussung der zum Teil sehr hohen Betreuungskosten für Kinder in diesem Alter. Auch ein Ausbau der eigenen Kinderbetreuung – Stichwort Erweiterung auf zumindest einen weiteren Universitätsstandort – ist geplant, hängt allerdings von der Verfügbarkeit der erforderlichen Personalressourcen am Arbeitsmarkt ab.
Der demografische Wandel erfordert Unterstützung für pflegende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das sogenannte Familienservice wird auch hier die Angebote in den kommenden Jahren noch erweitern.
Angebote zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung ausbauen
Während Karriere im deutschen Sprachgebrauch vielfach als „beruflicher Aufstieg“ verstanden wird, fasst die Universität Innsbruck den Begriff im Sinne der aktuellen gesellschaftlichen Entwicklung weiter. Sie bietet neben den klassischen vertikalen vermehrt auch horizontale Entwicklungsschritte an, beispielsweise durch eine Ausweitung des Expertinnen- und Expertenstatus im allgemeinen Personal.
Die Lebensphasenorientierung wird bei der Entwicklung von Maßnahmen und Instrumenten stärker zu berücksichtigen sein, um flexibel auf die unterschiedlichen Bedürfnisse, Ziele und Fähigkeiten der Mitarbeitenden Rücksicht zu nehmen.
Konfliktmanagement verbessern
Corona und die Energiekrise haben an der Universität Innsbruck zu einem deutlichen Anstieg von internen Konflikten geführt. Es ist davon auszugehen, dass die Gründe dafür die Belastungen der Mitarbeitenden in- und außerhalb der Arbeit und höhere finanzielle Lasten sind. Durch Angebote wie Mediation, die Implementierung von Ersthelfenden für psychische Gesundheit, Einzelcoaching-Einheiten für alle Mitarbeitenden und die Einführung einer psychosozialen Sprechstunde durch die Arbeitsmedizin wurde rasch reagiert und den Betroffenen geholfen. Eine Universitätskultur, die sich durch partnerschaftliches Verhalten am Arbeitsplatz auszeichnet, ist Basis für ein positives Betriebsklima. Die seit 2010 bestehende Betriebsvereinbarung über den Umgang mit Konflikten wird in den kommenden Jahren evaluiert und aus der bisherigen Erfahrung heraus angepasst werden, um ein klares und vertrauenswürdiges Prozedere im Umgang mit Konflikten und Missständen wie Mobbing, Diskriminierung, (sexueller) Belästigung oder Konflikten, die aus strukturellen oder kommunikativen Mängeln innerhalb einzelner Organisationseinheiten resultieren, sicherzustellen.